De Vrijwillige Syndicus ontving volgend bericht: “Onze syndicus daagde één van de mede-eigenaars voor de rechter omdat hij zijn jaarlijkse afrekening niet betaalt. Kan de syndicus dit zomaar doen zonder toestemming van de algemene vergadering?” Het antwoord op deze vraag is volmondig JA! In dit artikel lichten we het antwoord toe.
Wettelijke vertegenwoordiger van de vereniging van mede-eigenaars (VME)
Vóór de wet op de gedwongen mede-eigendom van 30 juni 1994 in werking trad, beschikte een VME niet over een eigen bestuursorgaan in de persoon van een syndicus. Tot dan was een VME namelijk geen rechtspersoon met rechtspersoonlijkheid.
Wanneer er onder de vroegere appartementswet (8 juli 1924) voor een VME een syndicus werd aangesteld, dan trad deze syndicus niet in naam en voor rekening van de VME op, maar wel als lasthebber van alle afzonderlijke individuele mede-eigenaars.
Dit zorgde in de praktijk voor onwerkbare situaties, o.m. in het kader van gerechtelijke procedures waarin alle mede-eigenaars dan individueel moesten worden betrokken.
Aard van het mandaat van de syndicus sinds de wet van 30 juni 1994
Samen met de wetswijziging in 1994, waardoor een VME sindsdien als een rechtspersoon wordt gekwalificeerd en (in principe) beschikt over haar eigen rechtspersoonlijkheid waardoor ze zelfstandig aan het rechtsverkeer kan deelnemen, wijzigde ook de aard van het mandaat van de syndicus.
Sedert 1 augustus 1995 treedt elke VME naar buiten door middel van haar eigen door de wet opgelegde organen.
De syndicus is één van die wettelijke organen. Hij is degene die de VME vertegenwoordigt. De syndicus is m.a.w. de organieke vertegenwoordiger van de VME via dewelke de VME t.o.v. derden naar buiten treedt .
De syndicus vertegenwoordigt het gezamenlijk algemeen belang van het collectief/alle mede-eigenaars en niet meer de individuele belangen van elke afzonderlijke mede-eigenaar.
Niettegenstaande het niet om een vokomen lastgeving gaat, wordt ervan uitgegaan dat de syndicus zijn taken en opdrachten voor de VME uitvoert op basis van de regels van lastgeving.
Verschillende soorten taken en opdrachten van een syndicus
De taken en opdrachten die aan de syndicus (kunnen) worden toegekend, kunnen worden opgedeeld in drie soorten:
- De wettelijke taken en opdrachten. Dit zijn de minimumtaken en -opdrachten die door de wetgever in de wet op de gedwongen mede-eigendom van gebouwen en groepen van gebouwen aan de syndicus worden toebedeeld.
- De statutaire taken en opdrachten. Deze bijkomende taken en opdrachten worden hem opgelegd door middel van een clausule opgenomen in de statuten van het gebouw of de groep van gebouwen.
- Conventionele taken en opdrachten. Dit zijn extra taken en opdrachten waarvoor de algemene vergadering (AV) aan de syndicus een bijzonder mandaat geeft.
Vertegenwoordigingsbevoegdheid versus beslissingsbevoegdheid
Het feit dat de syndicus over een absolute vertegenwoordigingsbevoegdheid beschikt, betekent evenwel niet dat deze bevoegdheid mag worden gelijkgesteld met het eveneens beschikken over een absolute beslissingsbevoegdheid en een daaraan gekoppeld initiatiefrecht.
Beide zijn twee van elkaar te onderscheiden begrippen, waarmee de syndicus in het kader van zijn persoonlijke aansprakelijkheid best rekening houdt.
Binnen een VME liggen de beslissingsbevoegdheid en het initiatiefrecht in eerste instantie bij haar hoogste en machtigste orgaan, meer bepaald bij haar AV.
In uitvoering van zijn vertegenwoordigingsbevoegdheid behoort het - cf. artikel 3.89, §5, 1° van het Burgerlijk Wetboek - tot één van de wettelijke taken en opdrachten van de syndicus om de beslissingen die de AV heeft genomen, uit te voeren of te laten uitvoeren.
Los daarvan is de syndicus er uiteraard toe gehouden om de andere wettelijke taken en opdrachten in de wet opgenomen, uit te voeren of te laten uitvoeren.
Daarnaast moet hij de taken en opdrachten (laten) uitvoeren die hem worden opgelegd in de statuten van het gebouw alsook deze die niet tot één van de voorgaande soorten behoren maar waarvoor hem door de AV een bijzonder mandaat werd verleend.
Bewaken van de grenzen van het mandaat
De syndicus moet erop toezien dat hij bij die uitvoering handelt binnen de grenzen van zijn mandaat. Zonder expliciet akkoord van de AV mag hij immers niets doen waarvoor hij geen mandaat heeft gekregen noch mag hij het verkregen mandaat overschrijden.
Wanneer bijvoorbeeld door de AV werd beslist dat de syndicus aan een dakwerker de opdracht mag geven voor het vernieuwen van het gemeenschappelijk dak voor een maximum uitvoeringsbedrag van €25.000 incl. btw, dan mag de syndicus dit bedrag niet overschrijden. Doet hij dit toch, dan gaat hij de grenzen van zijn gegeven mandaat te buiten. Voor het gedeelte dat het goedgekeurde bedrag wordt overschreden, is de VME tegenover de dakwerker in principe niet verbonden door deze in haar naam door de syndicus gestelde handeling. Die handeling kan haar door de dakwerker immers niet worden tegengesteld.
De dakwerker is evenwel gemachtigd om bij de syndicus in persoonlijke naam verhaal te halen voor schade die door deze niet-geoorloofde handeling van de syndicus zou zijn ontstaan .
Dit tenzij de AV nadien de gestelde handeling van de syndicus zou bekrachtigen/tot de hare zou maken.
Uitzondering op de afwezigheid van het eigen initiatiefrecht van de syndicus
De wetgever heeft in de wet op de gedwongen mede-eigendom van gebouwen en groepen van gebouwen één uitzondering voorzien op de afwezigheid van het initiatiefrecht in hoofde van de syndicus.
Artikel 3.89, §5, 2° van het Burgerlijk Wetboek legt dwingend op dat de syndicus o.m. tot opdracht heeft om alle bewarende maatregelen te treffen en alle daden van voorlopig beheer moet stellen.
Bewarende maatregelen zijn materiële of juridische handelingen met een noodzakelijk en dringend karakter. Daden van voorlopig beheer zijn daden van eerder beperkt belang die de toekomst niet vastleggen/die de mede-eigenaars niet verbinden voor de toekomst en die ook geen schade toebrengen aan één van hen.
Het gaat hier dus om noodzakelijke en dringende zaken waarop de syndicus onmiddellijk moet reageren en waarvoor hij snel/op korte termijn actie moet ondernemen. Er rest m.a.w. geen (onvoldoende) tijd om nog eerst een AV samen te roepen.
BELANGRIJK
De maatregelen die de syndicus treft, moeten zich beperken tot deze die noodzakelijk zijn om het probleem in beginsel in de kiem te smoren. Hij moet er in eerste instantie dus voor zorgen dat het probleem aan de basis (tijdelijk) wordt weggenomen zodat er op korte termijn geen acuut gevaar meer bestaat, dat er zich schade zou voordoen, dat ontstane schade zich niet verder kan uitbreiden en/of dat een (mogelijk) veiligheidsprobleem wordt vermeden of ophoudt te bestaan.
Voorbeelden:
- Door een inbraakpoging wordt de gemeenschappelijke inkomdeur van het gebouw beschadigd, waardoor die niet meer kan worden afgesloten. De syndicus beopdracht onmiddellijk een slotenmaker die ervoor moet zorgen dat de deur wordt gemaakt. Is dit niet onmiddellijk mogelijk, dan kan de syndicus bijvoorbeeld bijkomend een bewakingsfirma gelasten om een bewakingsagent ter plaatse te sturen om het gebouw te beveiligen.
- In een appartement dat zich onmiddellijk onder het hoofddak bevindt, sijpelt er door het plafond water binnen. De syndicus geeft onmiddellijk opdracht aan een dakwerker om ter plaatse de oorzaak van de lek op te sporen en om dit (indien mogelijk) voorlopig plaatselijk en tijdelijk te dichten.
- Tegen de VME werd een verstekvonnis gewezen. Tussen het moment dat het vonnis werd betekend en het moment waarop de termijn om verzet aan te tekenen verstrijkt, is er te weinig tijd om een vergadering samen te roepen. Hierdoor stelt de syndicus op eigen initiatief een advocaat aan om het nodige te doen.
Opmerking
De syndicus legt m.b.t. eenzijdig uitgevoerde handelingen best verantwoording af tegenover de AV.
Eigen initiatiefrecht van de syndicus geldt ook voor het invorderen van achterstallen.
Tot slot, komen we terug op ons antwoord op de eerder gestelde vraag van de mede-eigenaar.
Het beperkte eigen initiatiefrecht dat door de wetgever aan de syndicus wordt gegeven, houdt dus in dat hij – in die omstandigheden dat ze gerechtvaardigd voorkomen - geen voorafgaandelijk akkoord van de AV nodig heeft.
Dit initiatiefrecht geldt ook voor het invorderen van verschuldigde gemeenschappelijke lasten en kosten die definitief opeisbaar zijn, waaronder de verschuldigde bijdragen opgenomen in de individuele jaarafrekeningen die door de AV werden goedgekeurd.
Initieel bestond er enige controverse aangaande de bevoegdheid van de syndicus om zelf initiatief te nemen om m.b.t. het invorderen van achterstallen in rechte op te treden.
Zowel verschillende arresten, uitgesproken door het Hof van Cassatie vóór de wetswijziging van 2018, als de inhoud van de gewijzigde wet van 18 juni 2018 en bijkomende recente Cassatierechtspraak (o.m. arrest van het Hof van Cassatie van 19 maart 2021) maakten een einde aan deze controverse.
Uit de toepasselijkheid van zijn navolgende wettelijke opdrachten, zoals geformuleerd in artikel 3.89, §5, 1°, 2°, 3° en 4° van het Burgerlijk Wetboek, meer bepaald zijn opdracht om:
- de beslissingen die de AV heeft genomen, uit te voeren en te laten uitvoeren;
- alle bewarende maatregelen te treffen en alle daden van voorlopig beheer te stellen;
- het vermogen van de VME te beheren overeenkomstig artikel 3.86, § 3;
- de VME, zowel in rechte als voor het beheer van de gemeenschappelijke zaken, te vertegenwoordigen,
volgt dat de syndicus gemachtigd is om zonder voorafgaande beslissing van de AV, een gerechtelijke procedure op te starten tot de betaling van voorschotten en achterstallen, waaronder opeisbare jaarafrekeningen.
De syndicus is daarbij niet verplicht om deze rechtshandeling nadien door de AV te laten bekrachtigen.
Net zoals bij vorige punt werd opgemerkt, doet de syndicus er wel goed aan om tegenover de AV verantwoording af te leggen.
****
De Vrijwillige Syndicus staat voor hoogstaande gespecialiseerde dienstverlening waarvoor geen buitensporige hoge bedragen moeten worden betaald.
Wanneer het beheer intern gebeurt en beroep gedaan wordt op de dienstverlening van De Vrijwillige Syndicus, kan de VME op jaarbasis duizenden euro’s besparen!
De occasionele syndicus kan in de uitvoering van zijn opdracht te allen tijde rekenen op de nodige opleiding, ondersteuning en begeleiding om het gebouw op een professionele manier te beheren.
Wil je bijkomende info over het aanbod van De Vrijwillige Syndicus,? Surf dan naar www.devrijwilligesyndicus.be of stuur een bericht naar Peter@devrijwilligesyndicus.be