Vermijd de nietigheid van een beslissing door het miskennen van de melding volgens welke nadere regels alle documenten m.b.t. de geagendeerde dagordepunten kunnen worden geraadpleegd.
Vanaf het ogenblik dat een vereniging van mede-eigenaars (VME), waarop de dwingende wet op de gedwongen mede-eigendom van gebouwen en groepen van gebouwen van toepassing is, actief tot leven komt, treedt zij tegenover derden naar buiten via haar organen.
Het orgaan dat de VME zowel in rechte als voor het beheer van de gemeenschappelijke delen vertegenwoordigt, is haar syndicus.
De syndicus is bij wijze van spreken de uitvoerende macht binnen de VME.
Taken en opdrachten van een (vrijwillige) syndicus
De taken en opdrachten van zowel de professionele als de vrijwillige syndicus kunnen worden opgedeeld in:
- Wettelijke taken en opdrachten. Deze haalt hij rechtstreeks uit de wet.
- Statutaire taken en opdrachten. Deze worden hem opgelegd in het reglement van mede-eigendom van de notariële akte.
- Conventionele taken en opdrachten. Deze worden hem opgedragen na een beslissing van de algemene vergadering.
- Taken en opdrachten hem opgelegd via het reglement van interne orde.
Verplichting tot het samenroepen van minstens één algemene vergadering per jaar
Eén van de belangrijkste wettelijke taken die een (vrijwillige) syndicus moet uitvoeren, is het organiseren van minstens één algemene vergadering per jaar. Dit is de jaarlijkse algemene vergadering (AV), die steeds in dezelfde 15-daagse periode moet doorgaan.
Deze periode is terug te vinden in het reglement van interne orde waarin o.m. ook de wijze waarop de AV moet worden bijeengeroepen, het bedrag vanaf wanneer mededinging verplicht is, enzovoort verplicht moeten zijn opgenomen.
Tijdens de jaarlijkse AV worden terugkerende beslissingen genomen voor het lopende werkjaar zoals (niet limitatief): het vastleggen van de begrotingen, het eventueel hernieuwen van het mandaat van de (vrijwillige) syndicus, na voorafgaand gunstig advies van de rekeningcommissaris te hebben gekregen, het goedkeuren van de afrekeningen, enzovoort.
Deze zogenaamde ‘vaste dagordepunten’ worden telkens aangevuld met de punten die de (vrijwillige) syndicus m.b.t. de gemeenschappelijke aangelegenheden van de mede-eigenaars en/of van de leden van de raad van mede-eigendom als die aanwezig is, heeft ontvangen.
Meedelen van de datum van de vergadering, de vergaderlocatie en de punten die zullen worden besproken.
Om ervoor te zorgen dat alle belanghebbenden worden geïnformeerd over het moment waarop en waar de vergadering zal doorgaan en niet in het minste welke punten er zullen worden besproken, legt de dwingende wet aan de (vrijwillige) syndicus de verplichting op om hiervan tijdig kennisgeving te doen.
Voor belanghebbenden die geen stemrecht hebben tijdens de vergadering (bv. een huurder) moet de kennisgeving gebeuren door middel van het uithangen van een mededeling op een goed zichtbare plaats in de gemeenschappelijke delen van het gebouw.
Voor mede-eigenaars en houders van een recht die stemrecht hebben tijdens de vergadering, gebeurt de kennisgeving door middel van een oproeping.
In beginsel is het verplicht om alle mede-eigenaars en lasthebbers via aangetekende post op te roepen tot de vergadering. Hiervan kan worden afgeweken wanneer degene die de uitnodiging moet ontvangen, individueel, uitdrukkelijk en schriftelijk aan de (vrijwillige) syndicus heeft laten weten om hem op een andere manier op te roepen (bv. via e-mail).
Oproeping moet voldoen aan de wettelijke bepalingen.
Naast het naleven van de verplichte wijze van verzending, bepaalt de wet dat de oproeping, naast de datum, het uur, de locatie en de dagordepunten die zullen worden besproken en waarover zal moeten worden beslist, nog een aantal andere verplichte zaken moet bevatten.
Eén daarvan is de melding volgens welke nadere regels alle documenten m.b.t. de geagendeerde dagordepunten kunnen worden geraadpleegd.
Dit werd in de wet ingeschreven om ervoor te zorgen dat mede-eigenaars en lasthebbers voorafgaand aan de AV inzage kunnen hebben in alle relevante stukken. Op die manier moet het dan voor de eigenaars en lasthebbers mogelijk zijn om tijdens de vergadering met voldoende kennis van zaken te beslissen over de geagendeerde dagordepunten.
Miskenning van die melding geeft aanleiding tot de nietigheid van de beslissingen van de AV.
In de praktijk komt het nog regelmatig voor dat een oproeping niet vermeldt hoe, waar en wanneer de documenten m.b.t. de punten die zullen worden besproken, kunnen worden geraadpleegd.
Dat deze verplichting niet zomaar mag worden genegeerd, blijkt uit verschillende gerechtelijke utspraken, waaronder deze in 2016 in hoger beroep uitgesproken door de Rechtbank van eerste aanleg Antwerpen, afdeling Antwerpen en deze in november 2023 uitgesproken door het Vredegerecht van het 7de kanton van Antwerpen.
Telkens vocht een mede-eigenaar met succes één of meerdere door de AV genomen beslissingen aan. Dit op basis van onregelmatig genomen.
Een onregelmatige beslissing, is een beslissing die tot stand is gekomen door het schenden van de substantiële voorschriften, waarvan de naleving door de wet of door de statuten wordt opgelegd.
In beide gevallen oordeelde de rechtbank dat door het ontbreken van de melding, aan de eigenaars als het ware de mogelijkheid om voorafgaandelijk alle relevante stukken m.b.t. de geagendeerde punten te bestuderen, in combinatie met het eventueel consulteren van een deskundige, werd miskend, waardoor de genomen beslissingen het voorwerp uitmaakten van een onregelmatige beslissing. Daarbij werd ook aangetoond dat dit voor de betrokken mede-eigenaars een persoonlijk nadeel met zich meebracht.
Aansprakelijkheid van de VME versus de persoonlijke aansprakelijkheid van de (vrijwillige) syndicus
Niettegenstaande het hier duidelijk om een nalatigheid van de syndicus ging, is het de VME die in vernietiging van één of meerdere beslissingen van de AV moet worden gedagvaard en niet de syndicus in persoonlijke naam.
Een eventuele veroordeling wordt dus in principe uitgesproken tegenover de VME.
Reden hiervoor is dat binnen het aansprakelijkheidsvraagstuk de syndicus als orgaan van de VME tijdens de uitoefening van zijn opdracht, in de hypothese dat hij binnen de perken van zijn mandaat/zijn toegekende bevoegdheid blijft, handelt in naam en voor rekening van zijn contractpartij, de VME.
Dit houdt in dat de VME via haar orgaan geacht wordt zelf op te treden, ook wanneer haar orgaan tegenover derden een fout begaat/een onrechtmatige handeling stelt. M.a.w. een foutieve of onzorgvuldige handeling die de syndicus begaat in het kader van zijn functie, wordt gelijkgesteld met een fout of een onzorgvuldige handeling van de VME zelf.
Dit sluit echter de persoonlijke aansprakelijkheid van de syndicus niet uit.
Afhankelijk van de omstandigheden kan de syndicus op contractuele en/of op buitencontractuele basis persoonlijk aansprakelijk worden gehouden.
Voor wat de interne verhouding tussen de syndicus en de VME betreft, betekent dit dat wanneer de VME aansprakelijk wordt gehouden voor schade aan een derde (ook een mede-eigenaar wordt tegenover de VME als derde beschouwd) veroorzaakt door een handeling van haar syndicus, de VME haar pijlen nog kan richten op de syndicus. Zij kan dus op haar beurt een regresvordering instellen tegen haar syndicus om zo de door haar geleden schade terug te vorderen.
Verplichting tot het afsluiten van een beroepsaansprakelijkheidsverzekering
Sinds de gewijzigde wet van 2 juni 2010 is elke syndicus (dus ook de niet-professionele syndicus) wettelijk verplicht om zijn beroepsaansprakelijkheid te verzekeren.
Ontvangt een vrijwillige syndicus een ereloon voor zijn beheer, dan legt de wet dwingend op dat hij de premie zelf moet betalen. Vraagt hij geen vergoeding voor zijn prestaties, dan moet de VME de verzekeringspremie betalen.