In de praktijk komt het voor dat een raad van mede-eigendom zich tegenover de andere mede-eigenaars, en niet in het minste tegenover de syndicus, als een kasteelheer gedraagt.
Dit vanuit de gedachtegang van haar leden dat ze over een even sterke positie en bevoegdheid beschikken als de bestuursleden van een vennootschap. Dit is echter een grote misvatting.
In dit artikel scheppen we in het kort klaarheid.
De oprichting van een raad van mede-eigendom, wettelijk verplicht orgaan versus facultatief orgaan
Onder de wet van 30 juni 1994 betrof een raad van beheer (nu raad van mede-eigendom) altijd een facultatief orgaan.
Hierin kwam gedeeltelijk verandering door de wet van 2 juni 2010.
Sinds deze wetswijziging moet er in elk gebouw en in elke groep van gebouwen met meer dan 20 kavels (met uitzondering van parkeerplaatsen, garages, kelders/bergingen) verplicht een raad van mede-eigendom aanwezig zijn. De oprichting ervan gebeurt m.a.w. van rechtswege.
Voor gebouwen met minder dan 20 kavels (met uitzondering van parkeerplaatsen, garages, kelders/bergingen) blijft de oprichting van een raad van mede-eigendom facultatief.
Is het de wil van één of meerdere eigenaars om een raad van mede-eigendom op te richten, dan komt het aan het hoogste orgaan binnen de vereniging van mede-eigenaars (VME) toe, met name aan haar algemene vergadering (AV), om hierover te beslissen.
Opmerking
Voorafgaande lezing in de statuten, meer bepaald in het reglement van mede-eigendom, is steeds noodzakelijk. Hierin kan immers de verplichting tot het installeren van een raad van mede-eigendom zijn opgenomen.
Tenzij expliciete andersluidende beslissing van de AV, moet deze statutaire bepaling worden nageleefd. De inhoud van de statuten vormt immers een toetredingsovereenkomst waaraan alle leden van de VME en bij uitbreiding ook derden (zoals bijvoorbeeld huurders) zich moeten houden.
Wijzigen aan dit reglement door de vergadering beslist, moeten het voorwerp uitmaken van een notarieel wijzigende statuutakte.
Beslissingsmeerderheden
Gaat het om een mede-eigendom waarvan de oprichting van een raad van mede-eigendom rechtstreeks volgt uit de wettelijke bepalingen of gaat het om een gebouw waarbij de oprichting in de statuten werd voorzien, dan moet de AV enkel nog beslissen over het aantal leden dat in de raad zal zetelen, de aanduiding van een eventuele voorzitter en de aanstelling van de raadsleden.
Zowel over de oprichting van een raad van mede-eigendom als over de benoeming van haar leden wordt beslist met een volstrekte of absolute meerderheid (50+1).
Voor wat de benoeming van de leden betreft, bepaalt artikel 3.90, §3 van het Burgerlijk Wetboek dat elk afzonderlijk lid voldoende stemmen achter zijn naam moet krijgen.
Opmerking
Ook het aantal leden, best in oneven aantal om bij het nemen van beslissingen een patstelling te vermijden, een voorzitter, een eventuele plaatsvervangende voorzitter, enzovoort kunnen statutair zijn vastgelegd.
Wie kan deel uitmaken van de raad van mede-eigendom?
Artikel 3.90, §1 van het Burgerlijk Wetboek bepaalt onder meer dat de titularissen van een zakelijk recht die stemrecht hebben in de AV lid kunnen zijn van de raad van mede-eigendom.
Naast de “volle” eigenaars, kunnen ook de onverdeelde mede-eigenaars en de blote eigenaars als de houders van een beperkt recht van erfpacht, opstal, vruchtgebruik, gebruik of bewoning op een kavel deel uitmaken van de raad van mede-eigendom.
De professionele noch de niet-professionele syndicus in zijn hoedanigheid van mede-eigenaar kunnen lid zijn van de raad van mede-eigendom.
Aangezien de wet dit niet expliciet verbiedt, kan in principe ook een rekeningcommissaris deel uitmaken van de raad van mede-eigendom doch dit wordt om evidente redenen best vermeden.
Er wordt geen raad van mede-eigendom geïnstalleerd – Tussenkomst van de rechter
Het komt in de praktijk wel eens voor dat er helemaal niet wordt overgegaan tot het activeren van de raad van mede-eigendom, dat er geen kandidaat of te weinig kandidaten worden gevonden of dat geen enkele kandidaat of te weinig kandidaten de benodigde meerderheid achter zijn/hun naam krijgt/krijgen.
In die gevallen kan de bevoegde rechter worden gevat.
Dit in toepassing van artikel 3.90, §1 van het Burgerlijk Wetboek dat inzake letterlijk het volgende vermeldt:
“In afwachting van de oprichting en de samenstelling van de verplichte raad van mede-eigendom, kan elk lid van de algemene vergadering een rechtsvordering instellen tegen de vereniging van mede-eigenaars om één of meer mede-eigenaars of, op kosten van de vereniging van mede-eigenaars, een derde aan te wijzen die de opdrachten van de raad van mede-eigendom uitvoert.”
Duurtijd van het mandaat
Het mandaat van een lid van de raad van mede-eigendom is beperkt in de tijd.
De appartementswet bepaalt dat het mandaat loopt tot de volgende gewone AV. Met gewone AV wordt de jaarlijkse AV bedoeld die eenmaal per jaar moet worden georganiseerd.
Het mandaat van een uittredend lid kan door een beslissing van de AV wel worden vernieuwd.
Wettelijke taken en opdrachten – Controle- of toezichtsbevoegdheid versus bestuurs- en beslissingsbevoegdheid
Anders dan wat wel eens door bepaalde leden van een raad van mede-eigendom wordt gedacht, is een raad van mede-eigendom enkel en alleen een controleorgaan en dus geen beheers- of beleidsorgaan.
Een raad van mede-eigendom beschikt dan ook niet over een bestuursbevoegdheid noch over een beslissingsbevoegdheid.
Haar wettelijke opdracht beperkt zich tot het erop toezien dat de syndicus zijn wettelijke, statutaire en eventuele conventionele taken en opdrachten correct uitvoert.
Haar enige bevoegdheid wordt binnen de appartementswet in artikel 3.90, §1 als volgt omschreven:
“[…]Die raad, waarvan de titularissen van een zakelijk recht die stemrecht hebben in de algemene vergadering lid kunnen zijn, heeft als opdracht om erop toe te zien dat de syndicus zijn taken naar behoren uitvoert, onverminderd artikel 3.91.[…].”
Wanneer de raad van mede-eigendom voor de correcte uitvoering van haar controletaak het noodzakelijk acht, mag zij - na de syndicus op de hoogte te hebben gebracht - kennisnemen en kopie maken van alle stukken of documenten die verband houden met het beheer van laatstgenoemde of die van belang zijn voor de mede-eigendom.
De controle- of toezichtsbevoegdheid houdt evenmin in dat zij zich in de plaats mag stellen van andere organen, zoals de commissaris van de rekeningen. Het is haar dus niet toegelaten om het nazicht uit te voeren van de rekeningen. Deze taak is conform de dwingende wet exclusief voorbehouden aan de rekeningcommissaris(sen).
Een raad van mede-eigendom kan ook niet zomaar, zonder daarvoor te zijn gemandateerd door de AV waarbij het dan niet mag gaan om taken en opdrachten die bijvoorbeeld dwingendrechtelijk aan de syndicus worden toebedeeld, eenzijdig in naam en voor rekening van de VME beslissingen nemen noch handelingen stellen die haar juridisch zouden kunnen verbinden.
Zo werden onder meer alle beslissingen van een AV vernietigd omdat de raad van mede-eigendom niet over een bevoegdheid beschikt om zelf, zonder medeweten en dus zonder tussenkomst van de syndicus, een jaarlijkse AV samen te roepen (Vredegerecht 1ste kanton van Antwerpen – 1 april 2015).
In zijn vonnis van 21 september 2012 floot de vrederechter van Turnhout de delegatiebevoegdheid van twee leden van de raad van mede-eigendom terug. Die bestond erin dat deze twee leden zonder verdere tussenkomst van de AV en zonder dat de eigenaars voorafgaand inzage in het document hadden gekregen, bindend de inhoud van de beheerovereenkomst konden goedkeuren.
De vrederechter van Veurne vonniste op 28 mei 2019 dan weer dat fouten opgenomen in de oorspronkelijke notulen (die tijdens de vergadering moeten worden opgemaakt) enkel en alleen door de AV kunnen worden rechtgezet en geenszins door de raad van mede-eigendom. Hieraan mag juridisch geen waarde worden gehecht.
Delegatiebevoegdheid – Bijzonder mandaat
In bepaalde gevallen kan aan de leden van de raad van mede-eigendom een bijzonder mandaat worden gegeven.
Dit kan enkel en alleen door middel van een beslissing van de AV die daarover beslist met een meerderheid van minstens twee derde van de stemmen.
Het mandaat mag evenwel geen afbreuk doen aan de wettelijke bevoegdheden van de syndicus, de AV en de commissaris van de rekeningen.
Bijkomend geldt de door de AV verleende opdracht of bevoegdheidsdelegatie slechts voor de uitdrukkelijk vermelde handelingen. De duurtijd van het mandaat wordt beperkt tot één jaar.
Aansprakelijkheden van de leden van de raad van mede-eigendom - Aansprakelijkheidsverzekering
Leden van de raad van mede-eigendom die niet binnen de perken van hun gegeven mandaat blijven of die hun bevoegdheid overschrijden, kunnen daarvoor aansprakelijk worden gehouden.
Dit zowel door de VME (voorbeeld: de AV gaf een mandaat om een offerte goed te keuren voor een maximum bedrag van €5.000 maar er wordt een offerte voor akkoord ondertekend voor €7.000) als door derden, waaronder de individuele mede-eigenaars (voorbeeld: een lid van de raad van mede-eigendom i.p.v. een schadelijdende mede-eigenaar ondertekent het PV van schadevaststelling voor een bedrag van €3.000, waarna de eigenaar aantoont dat zijn werkelijke privatieve schade €8.000 bedraagt).
Het betreft hier steeds een persoonlijke aansprakelijkheid. Een raad van mede-eigendom is immers geen entiteit met een eigen rechtspersoonlijkheid, waardoor de leden in persoonlijke naam zullen worden aangesproken.
Het kan gaan om een burgerrechtelijke en/of een strafrechtelijke aansprakelijkheid.
Gelet op de aansprakelijkheidsrisico’s waarmee de leden van de raad van mede-eigenaars geconfronteerd kunnen worden, is het geen overbodige luxe om een aansprakelijkheidsverzekering voor alle leden af te sluiten.
Naar analogie met deze van de niet-professionele syndicus, lijkt het ons vanzelfsprekend dat de premie betaald wordt door de VME wanneer de leden geen vergoeding ontvangen. Een raadslid dat wel wordt vergoed, neemt de premie voor eigen rekening.
Kwijting
Wordt op de agenda van de (jaarlijkse) vergadering het punt ‘kwijting’ opgenomen en wordt de kwijting verleend, dan geeft de vergadering te kennen dat zij akkoord gaat met de door de raad van mede-eigendom uitgevoerde opdracht(en). In voorkomend geval doet de VME afstand van een mogelijke aansprakelijkheidsvordering.
De vergadering kan kwijting geven aan alle leden van de raad van mede-eigendom maar zij kan ook beslissen om aan bepaalde leden geen kwijting te verlenen.
Meer informatie over onze dienstverlening?
Surf naar onze website: www.devrijwilligesyndicus.be
Wil je bijkomende info over het aanbod van De Vrijwillige Syndicus?
Stuur een bericht naar Peter@devrijwilligesyndicus.be