De samenwerking tussen een vereniging van mede-eigenaars (VME) en een syndicus - die niet door tussenkomst van de rechtbank of niet in het reglement van interne orde werd aangesteld - moet schriftelijk worden vastgelegd.
Om discussies over voornamelijk de aangerekende vergoedingen m.b.t. de aanvullende prestaties achteraf te vermijden, is het van groot belang dat voorafgaand aan de beslissing tot benoeming van de syndicus, alle eigenaars de mogelijkheid kregen om de volledige inhoud van het ontwerp van de beheerovereenkomst dat zal worden ondertekend, te lezen.
Verplichte opmaak van een geschreven overeenkomst – Geen onderscheid tussen de professionele en niet-professionele syndicus.
Sedert de wetswijziging van 2 juni 2010 is het afsluiten van een schriftelijk contract, de zgn. beheerovereenkomst, tussen de aan te stellen syndicus en de VME een wettelijke verplichting. Deze verplichting kan worden teruggevonden in artikel 3.89, §1, 2de lid van het Burgerlijk Wetboek.
Het betreft een dubbele voorwaarde waaraan gelijktijdig moeten worden voldaan.
Het is dus niet voldoende dat de syndicus door de algemene vergadering (AV) werd benoemd.
Zolang er tussen partijen geen wederkerige overeenkomst werd ondertekend, mag de verkozen syndicus strikt genomen zijn mandaat niet opnemen.
Omdat deze verplichting van dwingend recht is, kunnen partijen er niet van afwijken.
Er wordt daarbij geen onderscheid gemaakt tussen een professionele en een niet-professionele syndicus.
Opgave van zowel de lijst van de forfaitaire als van de aanvullende prestaties, incluis de daaraan verbonden vergoedingen vanaf 1.1.2019.
De verplichting tot het opmaken van een schriftelijke beheerovereenkomst werd ingevoerd in de gewijzigde wet van 2 juni 2010.
Om de inhoud van deze overeenkomst voor de mede-eigenaars transparanter te maken, werd sinds de gewijzigde wet van 2018 in artikel 3.89, §1, 2de lid van het nieuw Burgerlijk Wetboek het volgende opgenomen:
“De bepalingen die de verhouding regelen tussen de syndicus en de vereniging van mede-eigenaars en de daaraan gekoppelde vergoeding, staan in een schriftelijke overeenkomst.
Die overeenkomst omvat met name de lijst van de forfaitaire prestaties en de lijst van de aanvullende prestaties en de daaraan verbonden vergoedingen. Een niet-vermelde prestatie kan geen aanleiding geven tot vergoeding behoudens beslissing van de algemene vergadering.”
Voorafgaande inzage in de beheerovereenkomst - Dwingende wetgeving – Toepasselijkheid van het reglement van plichtenleer voor de vastgoedmakelaar-syndicus
Artikel 3.87, §3, 2de lid van het Burgerlijk Wetboek voorziet erin dat voorafgaand aan een AV alle mede-eigenaars de mogelijkheid moeten hebben om de documenten m.b.t. de geagendeerde punten te raadplegen.
Naast deze wettelijke verplichting moet de erkende vastgoedmakelaar-syndicus bijkomend rekening houden met de inhoud van het (nieuwe) reglement van plichtenleer (KB van 29 juni 2018 – BS 31 oktober 2018). Meer bepaald met de inhoud opgenomen binnen ‘titel I, hoofdstuk 5, artikel 8’.
Geen voorafgaande mogelijkheid tot inzage of de inhoud wijkt af van het definitieve document.
Niettegenstaande voorgaand aangehaalde verplichting, wijst de praktijk uit dat het nog te veel voorkomt dat aan mede-eigenaars hun inzagemogelijkheid volledig wordt ontzegd. Bijvoorbeeld omdat ze hiervan (d.m.v. de oproeping) niet op de hoogte worden gebracht of omdat het document pas op het tijdstip van de vergadering op tafel wordt gelegd.
Daarnaast komt het ook voor dat het desbetreffende document/de offerte geen (volledige) weerspiegeling is van de inhoud van de uiteindelijke beheerovereenkomst die tijdens de AV voor ondertekening wordt voorgelegd (zie verder hierna).
Bij sommige niet-professionele syndici wordt er zelfs geen beheerovereenkomst opgemaakt. Dit om reden dat de mede-eigenaar syndicus, en bij uitbreiding de andere eigenaars, gewoonweg niet weet dat dit een wettelijke verplichting inhoudt, terwijl hij/zij dit natuurlijk wel moet(en) weten.
Mededinging – Ook wanneer de huidige syndicus zich terug kandidaat stelt?
Zonder rekening te houden met het verplichte bedrag vanaf wanneer mededinging is vereist (het bedrag moet zijn opgenomen in het reglement van interne orde), spreekt het voor zich dat m.b.t. de verkiezing van de syndicus ook de vrije mededinging moet worden nageleefd.
In tegenstelling tot wat er in de praktijk gebeurt, geldt dit uiteraard ook wanneer het mandaat van de zetelende syndicus tot een einde komt en waarbij deze syndicus zich terug kandidaat stelt om zijn mandaat te laten hernieuwen.
Elke kandidaat moet dus de mogelijkheid krijgen om zijn prijsvoorstel voor te leggen en om het tijdens de vergadering eventueel toe te lichten.
Het niet-naleven van de mededinging kan tot gevolg hebben dat de beslissingen, en derhalve ook de vernieuwing van het mandaat van de zetelende syndicus, in rechte kunnen worden vernietigd. Dit zelfs wanneer de meerderheid van de eigenaars tijdens de AV voor het vernieuwen van het mandaat heeft gestemd. Voorliggende rechtspraak bewijst dit.
Zo vernietigde o.m. de vrederechter van het 3de kanton van Leuven (9 oktober 2018) o.a. de beslissing van de AV waarbij de zetelende syndicus in zijn mandaat werd vernieuwd. Dit omwille van het ontbreken van zijn eigen nieuwe offerte en beheerovereenkomst.
De vrederechter motiveerde m.b.t. dit punt zijn uitspraak als volgt:
[…] “Alle offertes van alle werken dienen aanwezig te zijn en integraal op voorhand ter beschikking van alle mede-eigenaars. Hetzelfde geldt voor de offertes en ontwerpovereenkomsten van de kandidaat syndici met inbegrip van de huidige syndicus.”
Voorgebrachte offerte(s) komt/komen inhoudelijk niet (volledig) overeen met de uiteindelijke beheerovereenkomst – De ogenschijnlijk goedkoopste prijsofferte blijkt later soms de duurste te zijn.
De verplichte voorafgaande inzageplicht heeft tot doel ervoor te zorgen dat alle aanwezige stemgerechtigden (fysiek en via volmacht) tijdens de AV met voldoende kennis van zaken een beslissing kunnen nemen.
Dit laatste kan natuurlijk alleen maar wanneer aan de stemgerechtigden (tijdig) correcte en volledige informatie werd bezorgd.
Dit geldt zonder meer voor de beslissing waarbij er een syndicus moet worden aangesteld en niet in het minste voor de vergoedingen en de kosten die hij voor zijn prestaties aan de VME zal aanrekenen. Het gaat hier immers over een kostenrubriek die meestal een zeer grote hap neemt uit het totaalbudget van de VME. In bepaalde gevallen vertegenwoordigt de beheersvergoeding zelfs de grootste kost voor de mede-eigenaars.
Krijgen de eigenaars geen voorafgaande inzage in alle vergoedingen en kosten of betreft het een weinig transparante en/of onvolledige opgave van de prestaties en de daaraan gekoppelde vergoedingen, dan worden de mede-eigenaars misleid.
In de praktijk resulteerde dit in het verleden en tot de dag van vandaag nog altijd in een beslissing waarbij er door de AV voor de (schijnbaar) goedkoopste syndicus werd/wordt gekozen. Nadien, wanneer de eerste jaarrekening werd voorgelegd, bleek dan dat de aangerekende extra vergoedingen m.b.t. de geleverde aanvullende prestaties zo hoog waren dat de gekozen goedkoopste prijsbieding uiteindelijk de duurste bleek te zijn.
Na vergelijking van de inhoud van de uiteindelijke beheerovereenkomst met het tijdens de AV goedgekeurde prijsvoorstel, bleek in de meeste van die gevallen dat het om een document ging dat ofwel geen lijst met aanvullende prestaties bevatte ofwel dat in de offerte wel een lijst van forfaitaire en aanvullende prestaties werd opgenomen, maar dat enkel de vergoeding en de kosten voor de forfaitaire prestaties werd vermeld.
In de uiteindelijke beheerovereenkomst die werd ondertekend, werden de vergoedingen en kosten voor de aanvullende prestaties wel opgenomen.
Deze werkwijze is onaanvaardbaar en moet uiteraard worden vermeden.
Ondertekening van de beheerovereenkomst. Door wie?
Omdat dit in de praktijk niet werkt en zonder meer aanleiding geeft tot het niet ondertekend geraken van de overeenkomst, is het in grote(re) gebouwen de logica zelve dat tijdens de AV waarop de syndicus wordt aangesteld (of in zijn mandaat wordt vernieuwd), middels afzonderlijk dagordepunt, aan één van de mede-eigenaars het mandaat wordt gegeven om dit in naam van de VME te doen. Meestal is dit de voorzitter van de vergadering.
In kleine(re) gebouwen daarentegen is het raadzaam dat alle mede-eigenaars, minstens zij die op de aanstellingsvergadering aanwezig zijn, de beheerovereenkomst ter plaatse ondertekenen.
Dit uiteraard met dien verstande dat zij op voorhand kennis hebben gekregen van de volledige inhoud van de overeenkomst die voor ondertekening wordt voorgelegd.
****
Werd je door de AV als mede-eigenaar syndicus aangesteld, maar er werd (nog) geen schriftelijke beheerovereenkomst opgemaakt? Of ben je kandidaat om de taak van mede-eigenaar syndicus uit te oefenen?
Doe dan beroep op onze dienstverlening.
Surf voor ons aanbod naar onze website: www.devrijwilligesyndicus.be
Wil je bijkomende info over het aanbod van De Vrijwillige Syndicus? Stuur een bericht naar Peter@devrijwilligesyndicus.be