Nieuw vergaderseizoen gaat van start.
September luidt niet enkel de start van een nieuw schooljaar en een nieuw gerechtelijk jaar in, maar luidt tevens een nieuw vergaderseizoen in binnen de duizenden gedwongen mede-eigendommen.
Binnen elke vereniging van mede-eigenaars (VME) is de syndicus verplicht om minstens eenmaal per jaar een algemene vergadering (AV), de zgn. jaarlijkse algemene vergadering (voorheen de statutaire vergadering), te organiseren. Uitzondering hierop zijn de VME’s die aan het dwingend regime werden onttrokken.
In de komende maanden worden er dus veel uitnodigingen/oproepingen voor de AV verstuurd, met daarin o.m. de dagordepunten die aan bod zullen komen.
Een deel van die uitnodigingen echter zal doorheen het vergaderseizoen het voorwerp uitmaken van een gerechtelijke procedure bij de vrederechter. Dit doordat de oproeping niet werd opgemaakt volgens (en dus niet voldoet aan) de wettelijke vormvoorschriften en/of niet op de correcte wijze werd verstuurd en/of omdat de rechten van de mede-eigenaars werden miskend.
Om te vermijden dat dit ook bij jou gebeurt, lijsten we in dit blogartikel een aantal aandachtspunten kort op.
De AV is het hoogste orgaan binnen een gedwongen appartementsmede-eigendom.
Een natuurlijk of rechtspersoon die eigenaar wordt van een kavel (appartement, autostaanplaats, berging) in een mede-eigendom dat onder het toepassingsgebied van de gedwongen mede-eigendom van gebouwen en groepen van gebouwen valt, wordt van rechtswege en dus automatisch lid van de AV van de VME.
Dit betekent onder meer dat elke mede-eigenaar van rechtswege gerechtigd is om deel te nemen aan de beraadslagingen tijdens de AV en dat elke eigenaar dus verplicht moet worden uitgenodigd voor de vergaderingen die worden georganiseerd.
Als syndicus moet je daarbij rekening houden met de volledige inhoud van artikel 3.87, §1 van het Burgerlijk Wetboek (BW). Een kavel kan immers het voorwerp uitmaken van een verdeeld eigendomsrecht of de eigendom van een privatieve kavel kan bezwaard zijn met een zakelijk recht (erfpacht, opstal, vruchtgebruik, gebruik of bewoning). In dat geval gelden er m.b.t. de AV specifieke wettelijke bepalingen die door de syndicus moeten worden nageleefd.
Behalve deze waarover de syndicus autonoom, dus zonder tussenkomst van de AV, kan beslissen (bewarend optreden en het stellen van daden van voorlopig beheer), beraadslaagt en beslist de AV over alle (gemeenschappelijke) aangelegenheden die verband houden met het behoud en het beheer van het gebouw.
Binnen een gedwongen appartementsmede-eigendom is de AV dan ook het hoogste orgaan van de VME, met ruime bevoegdheden.
De AV komt minstens eenmaal per jaar samen.
Net zoals bij een vennootschap moet elke VME een AV hebben.
De AV moet minstens één keer per jaar, binnen dezelfde periode, samenkomen.
Tijdens deze jaarlijkse AV wordt er onder meer beslist over de steeds terugkerende punten, waaronder (niet-beperkend): de goedkeuring van de gemeenschappelijke (en individuele) jaarafrekening(en), de begrotingen, de kwijting van de organen van de VME, de (her)benoeming van de rekeningcommissaris(en), enzovoort.
De jaarlijkse AV mag niet worden verward met een buitengewone of bijzondere AV. Deze laatste is een vergadering die op elk moment kan worden bijeengeroepen en dit telkens wanneer het in het belang van de VME noodzakelijk en dringend nodig is om een beslissing te nemen.
Moment waarop de jaarlijkse AV samenkomt.
Sinds de gewijzigde wet van 2 juni 2010 is de syndicus wettelijk verplicht om de jaarlijkse AV steeds binnen dezelfde 15-daagse periode (en niet binnen een 14-daagse periode zoals nog steeds door bepaalde syndici verkeerdelijk wordt voorgehouden) samen te roepen.
Deze 15-daagse periode moet worden opgenomen in het onderhandse reglement van interne orde.
Agendapunten – Tijdstip waarop deze door de syndicus in aanmerking moeten worden genomen.
De bijeenroeping moet onder meer alle dagordepunten bevatten die tijdens de jaarlijkse AV zullen worden besproken en waarover eventueel zal worden beslist.
Naast de wettelijk bepaalde dagordepunten en deze waarvan de syndicus het noodzakelijk vindt dat ze aan bod komen, heeft elke mede-eigenaar, elke raad van mede-eigendom en elke deelvereniging van mede-eigenaars met rechtspersoonlijkheid, het recht om één of meerdere dagordepunten ter bespreking voor te leggen.
Deze punten kunnen niet zomaar op elk moment aan de syndicus worden bezorgd. T.t.z. op zich kan dit wel, maar wil men een bepaald punt effectief behandeld zien tijdens de jaarlijkse AV, dan moet men voor het voorleggen van de punten rekening houden met de deadline die de wet oplegt.
Artikel 3.87, §3 BW bepaalt dat de syndicus in principe enkel die punten moet agenderen die hij schriftelijk heeft ontvangen, ten minste drie weken voor de eerste dag van de 15-daagse periode waarbinnen de jaarlijkse AV vergadering moet doorgaan.
Dagordepunten die buiten deze periode binnenkomen, mogen dus door de syndicus worden geweerd. Hij is wel verplicht om die punten dan op te nemen op de agenda van de eerstvolgende AV.
De termijn van drie weken moet toch enigszins worden genuanceerd.
Zolang de syndicus zijn oproeping en agenda niet definitief heeft opgemaakt en verzonden, kan hij vooralsnog laattijdig binnengekomen punten mee opnemen.
Vormvoorschriften waaraan elke oproeping moet voldoen.
In de praktijk wordt nog te veel gezondigd tegen het correct naleven van de vormvoorschriften waaraan een oproeping moet voldoen. Dit geldt zowel voor niet-professionele als voor professionele syndici.
Vermijd als syndicus het niet of niet-correct naleven van volgende zaken (die met de regelmaat van de klok het voorwerp uitmaken van een gerechtelijke procedure, met meestal de vernietiging van één of meerdere van de genomen beslissingen tot gevolg):
- De agenda moet verplicht de punten bevatten die zullen worden besproken en waarover zal worden beslist.
Wordt een dagordepunt niet voldoende duidelijk, te summier/te kort en/of dubbelzinnig omschreven, dan zet dit de deur wagenwijd open tot de vernietiging ervan door de rechter.
Geef aan de punten die je hebt doorgekregen, zo weinig mogelijk een eigen interpretatie/invulling. Ga ze dus niet zomaar wijzigen/aanpassen, maar pleeg minstens eerst overleg met degene die het punt heeft aangebracht.
- Artikel 3.87, §3 BW legt op dat de bijeenroeping moet vermelden volgens welke regels de documenten m.b.t. de geagendeerde punten kunnen worden geraadpleegd.
Deze bepaling ontbreekt nog regelmatig op oproepingen, waardoor mede-eigenaars vaak niet beseffen dat zij steeds voorafgaand aan de AV inzagerecht hebben in de documenten die betrekking hebben op de punten die zullen worden besproken. Eigenaars moeten op basis van deze informatie tijdens de vergadering met voldoende kennis van zaken kunnen beslissen.
Dit artikel heeft al meermaals aanleiding gegeven tot het vernietigen van beslissingen genomen door de AV.
TIP! Vergeet als syndicus zeker niet ook de begrotingsraming voor de lopende uitgaven en deze voor de buitengewone te verwachten kosten mee te sturen met de oproeping.
Tijdstip en wijze waarop de oproeping moet worden verstuurd.
Ook het tijdstip en de wijze waarop de oproeping moet worden bezorgd, maakt met de regelmaat van de klok het voorwerp uit van een gerechtelijke procedure.
Tijdstip
Wil je als syndicus vermijden dat je door de rechter wordt teruggefloten omdat je de oproeping niet tijdig hebt verstuurd, zorg er dan voor dat de eigenaars en eventuele lasthebbers de uitnodiging en agenda hebben ontvangen ten laatste 15 vrije kalenderdagen voorafgaand aan de datum dat de vergadering doorgaat.
Wijze van oproeping
In beginsel geldt als basisregel dat je als syndicus de oproeping en agenda bij aangetekende zending aan de eigenaars en lasthebbers moet bezorgen.
Hiervan kan worden afgeweken wanneer een eigenaar of lasthebber individueel, uitdrukkelijk en schriftelijk heeft laten weten dat de verzending op een andere manier mag gebeuren (bv. via e-mail of per gewone post).
Opmerking
Niet elke overtreding tegen deze voorschriften geeft automatisch aanleiding tot de vernietiging van de beslissingen van de AV. Dit zal meestal niet het geval zijn wanneer kan worden aangetoond dat het normdoel werd bereikt. Bijvoorbeeld wanneer een eigenaar die verkeerd werd uitgenodigd tijdens de vergadering toch aanwezig was en niet kan aantonen dat hij een persoonlijk nadeel lijdt.
Een verwittigd mede-eigenaar syndicus is er twee waard.
Geef als mede-eigenaar syndicus onnodige discussies en gerechtelijk procedures, die gemakkelijk kunnen worden vermeden, geen kans.
Door rekening te houden met de inhoud van dit blogartikel, verklein je die kans aanzienlijk.
Toch nood aan gespecialiseerde bijstand en (juridisch) advies?
Wil je helemaal zeker zijn, doe dan beroep op de dienstverlening van De Vrijwillige Syndicus.
Sluit met jullie VME een abonnement af, waarin je o.m. templates terugvindt.
Een oproepingsbrief met vaste/terugkerende dagordepunten, met naleving van de wettelijke bepalingen en met naleving van de wettelijke vormvoorschriften is één van die templates.
De Vrijwillige Syndicus is een platform waarop de occasionele syndicus en de andere mede-eigenaars steeds kunnen rekenen en terechtkunnen om de mede-eigendom - waarvan zij zelf deel uitmaken - op een juridisch, technisch, financieel en administratief correcte manier te beheren.
Wij volgen de complexe materie van de appartementsmede-eigendom op de voet op en stemmen onze professionele dienstverlening en divers productaanbod steeds af op de voortdurende veranderingen en wijzigingen, die telkens weer hun impact hebben op de wetgeving.
Als één hecht team loodsen onze ervaren onafhankelijke raadgevers en praktijkexperten de niet-professionele syndici doorheen de complexe materie van de appartementsmede-eigendom.
Onder meer onze online tools zoals: modelformulieren, een basiscursus, een e-boek, verschillende korte video’s die diverse relevante topics behandelen zoals: “Taken en opdrachten van een syndicus”, “Wie kan als syndicus worden aangesteld”, “Wat zijn de taken en opdrachten van een rekeningcommissaris”, “Toepassing van de camerawet in een VME”, enzovoort worden ingezet om een doorgedreven praktische toegankelijke opleiding, begeleiding en ondersteuning aan te bieden aan deze alsmaar belangrijker wordende maatschappelijke groep.
Last but not least voorziet ons expertenteam wanneer nodig de niet-professionele syndicus en haar VME van doorgedreven gespecialiseerd juridisch advies.
Kwaliteit heeft zijn prijs, maar hoeft daarom niet onbetaalbaar te zijn - Bespaar jaarlijks veel geld
In het gezegde “If you pay peanuts you get monkeys” schuilt een zweem van waarheid.
Bij De Vrijwillige Syndicus betekent dit echter niet dat voor haar hoogstaande gespecialiseerde dienstverlening onrealistisch hoge bedragen moeten worden betaald.
Onderstaande vergelijking, weliswaar beknopt en onvolledig, toont het tegendeel aan! Wanneer het beheer intern gebeurt, waarbij beroep wordt gedaan op de dienstverlening van De Vrijwillige Syndicus, en de occasionele syndicus met de nodige opleiding, ondersteuning en begeleiding het gebouw toch op een professionele manier kan beheren, dan kan de VME op jaarbasis duizenden euro’s uitsparen!
Wil je bijkomende info over het aanbod van De Vrijwillige Syndicus? Stuur een bericht naar Peter@devrijwilligesyndicus.be
Benieuwd naar een voorsmaakje van onze online content? Surf dan naar onze website www.devrijwilligesyndicus.be en SCHRIJF JE VIA DE BANNER BOVENAAN DE WEBSITE IN OP ONZE NIEUWSBRIEF. Je ontvangt aansluitend een toegangscode waarmee je op ons platform toegang krijgt tot een beperkt gedeelte van de content.