Het vergaderseizoen is weer op gang gekomen. In aanloop naar de eerste algemene vergaderingen, kregen we bij De Vrijwillige Syndicus de laatste weken meermaals de vraag hoe één van de mede-eigenaars als syndicus kan worden aangesteld. Uit recente contacten met eigenaars stellen we vast dat nog velen onder hen ervan overtuigd zijn dat hun gebouw verplicht moet worden beheerd door een beroepssyndicus. Niets is minder waar! We zetten in dit artikel nog eens enkele belangrijke zaken op een rijtje.
Regime gedwongen appartementsmede-eigendom
Ons land telde eind 2023 meer dan 240.000 gebouwen met appartementen.
Vanaf het ogenblik dat in een appartementsgebouw het eigendomsrecht verdeeld is volgens privatieve kavels, waaronder in beginsel de appartementen waaraan onlosmakend onroerende gemeenschappelijke delen zijn verbonden, waarin elke mede-eigenaar een bepaald aandeel heeft, ontstaat van rechtswege een vereniging van mede-eigenaars (VME).
Op één uitzondering na (zie verder) zijn op zo’n VME de beginselen met betrekking tot de gedwongen mede-eigendom van toepassing. Dit houdt in dat de dwingende wet op de gedwongen mede-eigendom van gebouwen en groepen van gebouwen moet worden nageleefd.
Deze wet is van dwingend recht, wat betekent dat hiervan niet mag worden afgeweken.
De wet bepaalt daarbij onder meer dat er voor elke VME een basisakte, een reglement van mede-eigendom (deze twee samen vormen de statuten van het gebouw of de groep van gebouwen) en een onderhands reglement moet worden opgemaakt.
Vanaf het ogenblik dat de statuten werden overgeschreven op het kantoor Rechtszekerheid van de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie, het vroegere hypotheekkantoor, verkrijgt de VME rechtspersoonlijkheid. Hierdoor kan ze aan het rechtsverkeer deelnemen, kan ze op haar naam bankrekeningen openen, contracten afsluiten, enz.
Uitzondering – Lees de statuten erop na.
Op het toepassingsgebied van het dwingendrechtelijk regime bestaat één uitzondering. Namelijk wanneer er van bij aanvang/op het moment van oprichting of “en cours de route” afstand werd gedaan van het dwingend regime. De betreffende VME werd dan onttrokken aan de wet op de gedwongen mede-eigendom van gebouwen en groepen van gebouwen.
Dit houdt onder meer in dat deze VME niet over rechtspersoonlijkheid beschikt (bijv. wanneer ze in rechte wordt aangesproken, kan ze zichzelf niet verdedigen), geen eigen rekeningen kan openen, geen syndicus moet hebben, ...
Wanneer van deze mogelijkheid wordt gebruikgemaakt, dan moet dit terug te vinden zijn in de oorspronkelijke of in een wijzigende statuutakte. Het is dus belangrijk om deze akte erop na te lezen.
Aanstelling van een syndicus verplicht - Eenhoofdig orgaan
Is de wet op de gedwongen mede-eigendom op een VME van toepassing, dan moet er voor die VME op basis van artikel 3.89 van het Burgerlijk Wetboek (BW) verplicht een syndicus worden aangesteld.
Artikel 3.89, §6 BW bepaalt daarbij: “De syndicus is als enige aansprakelijk voor zijn beheer”, waaruit moet worden begrepen dat er voor een VME maar één enkele syndicus mag worden aangesteld. Het aanstellen van meerdere syndici, een zogenaamd college van syndici, is dus niet toegelaten.
Ook een mede-eigenaar mag de taak van syndicus op zich nemen, ongeacht de grootte van het gebouw.
Er bestaat bij veel mede-eigenaars nog altijd de misvatting dat in gebouwen met meer dan 20 appartementen er verplicht beroep moet worden gedaan op een beroepssyndicus. Sommige mede-eigenaars zijn er zelfs van overtuigd dat in een appartementsmede-eigendom uitsluitend een professionele syndicus kan worden aangesteld.
Dit is niet correct! Vanaf het moment dat een natuurlijk of rechtspersoon eigenaar is van minstens één kavel, zelfs een autostaanplaats, mag deze de taak van syndicus uitoefenen, ongeacht de grootte van het gebouw.
Moet een mede-eigenaar die als syndicus wenst te worden aangesteld daarvoor een bepaalde opleiding hebben gevolgd?
Een specifieke opleiding, ervaring binnen en affiniteit met mede-eigendom en het appartementsrecht zijn geen vereisten. Wel is het belangrijk dat deze persoon bereid is zich te verdiepen in de materie en zich te laten bijstaan, vooral in de beginfase. Op de schouders van de niet-professionele syndicus rust immers dezelfde verantwoordelijkheid als op die van een professionele syndicus.
Ook wanneer de mede-eigenaar die de functie van occasionele syndicus wenst te oefenen geen vastgoedprofessional is en/of niet onmiddellijk voeling heeft met de wereld van de appartementsmede-eigendom en/of het appartementsrecht, is het voor deze mede-eigenaar perfect mogelijk om het gebouw correct te beheren.
Maakt een niet-professionele syndicus in de uitvoering van zijn opdracht een fout, waardoor de VME en/of een derde schade lijdt, dan kan de syndicus daarvoor in persoonlijke naam worden aangesproken. Met in het achterhoofd dat rechters de aansprakelijkheid van een mede-eigenaar syndicus steeds vaker op dezelfde wijze beoordelen zoals ze dit voor een professionele syndicus doen, is het meer dan noodzakelijk dat de niet-professionele syndicus zich verdiept in de basisbeginselen van het technisch, administratief, financieel en juridisch beheer.
Juridisch advies en bijstand
Door de steeds complexer wordende regelgeving is het voor de VME en haar syndicus raadzaam om zich te laten bijstaan door juridische experten, gespecialiseerd in gedwongen mede-eigendom en het appartementsrecht.
De Vrijwillige Syndicus biedt dergelijk team van juridische (en vaktechnische) experten aan!
Door wie wordt de mede-eigenaar syndicus aangesteld en voor welke periode kan hij worden aangesteld?
De syndicus wordt meestal aangesteld door het hoogste orgaan binnen de VME, meer bepaald door haar algemene vergadering.
Deze beslist hierover met een absolute of volstrekte meerderheid, dus met een 50+1 meerderheid.
In sommige gevallen kan een vrederechter een syndicus aanstellen, maar dit gebeurt zelden voor niet-professionele syndici.
De duur van het mandaat wordt bepaald door de algemene vergadering en mag niet langer dan drie jaar bedragen.
Hoe en wanneer kan onze VME de samenwerking met de beroepssyndicus beëindigen?
Er zijn meerdere mogelijkheden om de samenwerking met de syndicus te beëindigen.
De basisregel blijft dat het in beginsel de algemene vergadering is die zich hierover uitspreekt. Zij kan dit op elk moment doen: tijdens een buitengewone algemene vergadering, die door de syndicus zelf of op vraag van één of meerdere eigenaars wordt bijeengeroepen, of tijdens de jaarlijkse algemene vergadering.
Zijn er eventueel addertjes onder het gras waarmee we rekening moeten houden als we de samenwerking met onze syndicus willen stopzetten?
Als het gaat om het beëindigen van het mandaat van een beroepssyndicus, is het antwoord op deze vraag ja!
Het is belangrijk om de beheersovereenkomst en het reglement van interne orde te raadplegen alvorens de algemene vergadering beslist om de samenwerking stop te zetten. Mogelijk is daarin een vergoeding opgenomen in het voordeel van de syndicus voor vroegtijdige beëindiging van het mandaat. Dit is een belangrijk aandachtspunt zeker wanneer het beheersmandaat van de syndicus drie jaar bedraagt.
BELANGRIJKE OPMERKING!
Ook al werd er een verbrekingsvergoeding opgenomen en bedraagt de duurtijd van het mandaat nog minstens twee of drie jaar, dan nog is het zeker het overwegen waard om de samenwerking toch onmiddellijk te beëindigen.
Dit door eenvoudig het verschil te berekenen tussen de vergoeding die de VME zou moeten betalen voor het verbreken van overeenkomst en de duizenden euro’s die de VME kan uitsparen door het beheer van het gebouw onmiddellijk in eigen handen te nemen.
Als de VME zou overwegen om bij De Vrijwillige Syndicus een abonnement af te sluiten, kunnen de eigenaars mogelijk enkele duizenden euro’s besparen!
Hoe en wanneer gebeurt de overdracht van ons dossier van de vorige syndicus naar de nieuwe mede-eigenaar syndicus?
Het uiterste moment waarop het digitaal en fysiek dossier, incluis de beschikbare fondsen op de VME-rekeningen, moeten worden overgedragen, is wettelijk vastgelegd.
Artikel 5.89, §5, 7° BW bepaalt dat dit moet gebeuren binnen een termijn van dertig dagen, te rekenen vanaf de dag dat het mandaat werd beëindigd.
Aandachtspunten
Tot slot geven we nog enkele aandachtspunten mee voor de mede-eigenaar die als niet-professioneel syndicus werd verkozen:
- Je bent verplicht om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten;
- Zorg ervoor dat je wordt ingeschreven binnen de KBO;
- Open vanaf je aanstelling zo snel als mogelijk de nodige bankrekening(en) of regel onmiddellijk een volmacht op de bestaande rekening(en).
Bij het voorgaande en/of voor het veranderen van syndicus hulp en/of (juridisch) advies nodig?
Doe dan beroep op onze dienstverlening.
De Vrijwillige Syndicus staat voor hoogstaande gespecialiseerde dienstverlening waarvoor geen buitensporige hoge bedragen moeten worden betaald.
Wanneer het beheer intern gebeurt en beroep gedaan wordt op de dienstverlening van De Vrijwillige Syndicus, kan de VME op jaarbasis duizenden euro’s besparen!
De occasionele syndicus kan in de uitvoering van zijn opdracht te allen tijde rekenen op de nodige opleiding, ondersteuning en begeleiding om het gebouw op een professionele manier te beheren.
Wil je bijkomende info over het aanbod van De Vrijwillige Syndicus,? Surf dan naar www.devrijwilligesyndicus.be of stuur een bericht naar Peter@devrijwilligesyndicus.be