Een natuurlijk of rechtspersoon, die binnen een gedwongen mede-eigendom eigenaar wordt van een kavel, ontvangt (meestal) eenmaal per jaar een individuele eindafrekening. In de praktijk wordt evenwel regelmatig vastgesteld dat veel (nieuwe) mede-eigenaars niet weten op basis van welk criterium of criteria de syndicus het individueel kostenaandeel berekent en nog minder hoe hij aan het eindresultaat komt. Veel mede-eigenaars weten dus niet hoe ze hun afrekening moeten lezen. De Vrijwillige Syndicus verduidelijkt één en ander in dit artikel.
Ontstaan en werking van een vereniging van mede-eigenaars – Eigen vermogen
Op het moment dat een gebouw of een groep van gebouwen aan de wettelijke voorwaarden voldoet, ontstaat van rechtswege een vereniging van mede-eigenaars (VME). Dit is het geval wanneer het gebouw of de groep van gebouwen is ingericht met privatieve en gemeenschappelijke delen en minstens 2 verschillende eigenaars telt
De VME verkrijgt rechtspersoonlijkheid door de overschrijving van haar statuten op het kantoor Rechtszekerheid van de Administratie van de Patrimoniumdocumentatie. Hierdoor kan ze aan het rechtsverkeer deelnemen en o.m. op haar eigen naam bankrekeningen openen.
Dit laatste is noodzakelijk en overigens wettelijk verplicht om het doel dat een VME moet nastreven correct te bereiken. Namelijk instaan voor het behoud en het beheer van de gemeenschappelijke delen van het gebouw of de groep van gebouwen dat onder het toepassingsgebied van de wet op de gedwongen mede-eigendom valt.
Hiervoor moet de VME verplicht beroep doen op een syndicus, die naar de buitenwereld toe de VME vertegenwoordigt.
Met tussenkomst van die syndicus zal de VME voor het in stand houden van het (gemeenschappelijk) patrimonium op regelmatige basis kosten moeten maken. Zo o.m. voor het poetsen en het onderhouden van de gemeenschappelijke delen, het laten uitvoeren van noodzakelijke herstellings- en vernieuwingswerken aan o.a. de technische installaties, het betalen van de premie van de blokpolis, enzovoort.
Het gaat hier dus om kosten die moeten worden gemaakt in naam en voor rekening van de VME en die dus via haar eigen vermogen moeten worden betaald.
Bijdrageplicht – Regelmatig tijdens het boekjaar terugkomende en buitengewone te verwachte uitgaven
Wil de syndicus de gemeenschappelijke kosten (tijdig) kunnen betalen, dan moet hij over de nodige inkomsten beschikken.
Hij zal daarom op regelmatige basis geld moeten opvragen bij de mede-eigenaars, die wettelijk verplicht zijn tot het bijdragen in de gemeenschappelijke kosten en lasten (toepassing van artikel 3.81 van het Burgerlijk Wetboek).
Deze kosten kunnen worden opgedeeld in enerzijds de lopende uitgaven of de periodiek terugkomende uitgaven (zoals de facturen voor gas en/of elektriciteit, de poetsfirma, de premie van de verzekering(en), de syndicusvergoeding, enzovoort) en anderzijds de buitengewone te verwachte kosten (zoals bijvoorbeeld de vernieuwing van het dak, de renovatie van de balkons, een vernieuwing van de gemeenschappelijke verwarmingsinstallatie, enzovoort).
Voor de regelmatig terugkomende uitgaven moet de syndicus tijdens het boekjaar (dat niet in elke VME over een kalenderjaar loopt) een werkkapitaal aanleggen.
Het Burgerlijk Wetboek omschrijft dit werkkapitaal als “de som van voorschotten…”. M.a.w. alle mede-eigenaars zullen periodiek (bv. maandelijks, driemaandelijks…) op de zichtrekening van de VME een bedrag moeten storten dat als voorschot dient.
Zowel de grootte ervan als het moment waarop het voorschot moet worden betaald, worden vastgelegd bij beslissing van de algemene vergadering. Dit gebeurt op basis van een begrotingsraming op jaarbasis die de syndicus verplicht tijdens de jaarvergadering ter goedkeuring moet voorleggen.
De te verwachte buitengewone uitgaven, waarvoor de syndicus eveneens tijdens de jaarvergadering een begrotingsraming moet voorleggen, worden niet betaald met het werkkapitaal maar door middel van het opgebouwde reservekapitaal en/of door middel van zogenaamde extra opvragingen.
Opmaken van een gemeenschappelijke eindafrekening – Statuten - Goedkeuring door de algemene vergadering – Opeisbaarheid - Rekeningcommissaris
Op een bepaald ogenblik moet de syndicus overgaan tot het opmaken van een gemeenschappelijke eindafrekening, gevolgd door het afleveren van een individuele afrekening aan elke mede-eigenaar.
In het overgrote deel van de gevallen gebeurt dit eenmaal per jaar, namelijk na het afsluiten van het boekjaar waarop de uitgaven in de afrekening betrekking hebben.
Maar het komt ook nog voor (vooral in kleine gebouwen) dat er bijvoorbeeld met kwartaalafrekeningen wordt gewerkt.
Wanneer de syndicus de afrekening(en) moet opmaken, staat in principe beschreven in de statuten van het gebouw. Meer bepaald in het reglement van mede-eigendom.
De syndicus kan dit dus niet eenzijdig bepalen of wijzigen. Dit kan wel gebeuren op zijn vraag of op vraag van een mede-eigenaar door een beslissing van de algemene vergadering.
Hierbij moet wel rekening worden gehouden met de 15-daagse periode waarbinnen de vergadering moet doorgaan en die verplicht in het reglement van interne orde moet zijn opgenomen. Deze vergadering valt bij voorkeur maximaal drie maanden na het afsluiten van het boekjaar.
Immers, het totaalbedrag dat onder alle mede-eigenaars moet worden verdeeld, is slechts opeisbaar nadat de gemeenschappelijke afrekening* door de algemene vergadering werd goedgekeurd.
Aan deze goedkeuring wordt een voorafgaandelijke controle door een rekeningcommissaris, die verplicht in elke VME moet worden aangesteld, gekoppeld.
*Het is aan te raden om tijdens de algemene vergadering gelijktijdig de privatieve afrekeningen te laten goedkeuren. Deze dienen dan uiteraard voorafgaand aan de vergadering aan de eigenaars te worden meegedeeld.
Correcte opmaak van de gemeenschappelijke afrekening geldt als hoofdvoorwaarde voor de goedkeuring – Waarmee moet de syndicus rekening houden?
Het is vanzelfsprekend dat de rekeningcommissaris maar pas de algemene vergadering kan adviseren om de gemeenschappelijke afrekening goed te keuren, wanneer deze door de syndicus correct werd opgemaakt.
Daarvoor moet de syndicus met een aantal belangrijke zaken rekening houden.
De bepalende factor daarin is het correct toepassen van het voor de desbetreffende VME van toepassing zijnde criterium of criteria, op basis waarvan in één of meerdere verdeelsleutels zal worden voorzien.
Om dit te weten moet de syndicus de statuten erop nalezen. Meer bepaald het reglement van mede-eigendom.
Hierin moet immers verplicht de met reden omklede criteria alsook de berekeningswijze van de verdeling van de kosten en lasten zijn opgenomen.
In beginsel gebeurt de verdeling van de kosten naar evenredigheid van de respectieve waarde van de privatieve kavels, het zogenaamde waardecriterium, dat het hoofdcriterium vormt. De wet legt op dat deze respectieve waarde moet worden bepaald op basis van de netto-vloeroppervlakte, de bestemming en de ligging van de kavel. Of anders gesteld, op basis van de aandelen die aan de privatieve kavels worden toegekend.
Naast het waardecriterium kan ervoor worden geopteerd om - bij de opmaak van de oorspronkelijke statuten of in een latere fase na beslissing van de algemene vergadering - de kosten te verdelen naar evenredigheid van het nut (nutscriterium) dat elke privatieve kavel in de gemeenschappelijke kosten en lasten heeft of door middel van de combinatie waardecriterium/nutscriterium.
Dit laatste komt het meeste voor.
Het spreekt voor zich dat de syndicus wettelijk verplicht is om hetgeen in de statuten staat, na te leven. Hij mag hiervan dus niet eenzijdig afwijken. Op basis van wat in de statuten staat, moet de syndicus m.a.w. het totaalbedrag van de gemeenschappelijke eindafrekening voor het voorbije boekjaar aanrekenen in de individuele eindafrekening van de eigenaars aan de hand van één of meerdere verdeelsleutels.
De door de eigenaars tijdens het boekjaar betaalde voorschotten en eventuele andere inkomsten worden in de afrekeningen van de eigenaars in mindering gebracht.
Voor de eigenaars is het eindresultaat dan een tegoed (teveel voorschotten betaald in verhouding met de aangerekende kosten) of een opleg (te weinig voorschotten betaald).
Voorbeeld
In een klein appartementsgebouw (4 appartementen) met 4 bouwlagen (waaronder een kelderverdieping), waarin een lift aanwezig is die de kelderverdieping niet bedient, bedroeg het totaal aan gemeenschappelijke uitgaven op jaarbasis €13.208, bekomen uit het volgende facturenoverzicht:
Premie blokpolis van het gebouw: €1.400
Onderhoudscontract van de lift: €750
Wettelijke controle van de lift: €330
Elektriciteit lift: €420
Ereloon syndicus: €3.600
Elektriciteit gemeenschappelijke delen: €2.580
Poetsfirma: €2.328
Tuinonderhoud: €1.800
In de statuten worden aan de appartementen de volgende aandelen gekoppeld:
Appartement gelijkvloers: 240/1.000sten
Appartement 1, op de eerste verdieping: 265/1.000sten
Appartement 2, op de tweede verdieping: 245/1.000sten
Appartement 3, op de tweede verdieping: 250/1.000sten
Het reglement van mede-eigendom voorziet in de volgende verdeelsleutels:
- Algemene verdeelsleutel
Alle kosten en lasten die tot dienst/nut van alle mede-eigenaars (kunnen) zijn, worden verdeeld op basis van de aandelen verbonden aan elke privatieve kavel.
- Bijzondere verdeelsleutel m.b.t. de liftkosten
De verdeling van alle kosten voor onderhoud, herstel, vernieuwing van de lift en liftinstallatie worden gedragen door de eigenaars van de kavels van de eerste en de tweede verdieping en dit op basis van de aandelen verbonden aan elk privatief.
Het gelijkvloerse appartement draagt niet bij in deze kosten.
Na goedkeuring ervan door de algemene vergadering geven de individuele afrekeningen het volgende resultaat:
- Algemene verdeelsleutel (alle kosten zonder deze m.b.t. de lift)
€13.208 - €1.500 = €11.708
Appartement gelijkvloers: 11.708 * 240/1.000sten = €2.809,92
Appartement 1: 11.708*265/1.000sten = €3.102,62
Appartement 2: 11.708*245/1.000sten = €2.868,46
Appartement 3: 11.708*250/1.000sten = €2.927,00
- Bijzondere verdeelsleutel m.b.t. de liftkosten
Kosten lift: €1.500
Appartement gelijkvloers: €0
Appartement 1: 1.500*265/760sten = €523,02
Appartement 2: 1.500*245/760sten = €483,55
Appartement 3: 1.500*250/760sten = €493,43
Betaalde maandvoorschotten op basis van de beslissing van de AV : €9.000.
Elke eigenaar betaalde correct zijn voorschotten.
Appartement gelijkvloers: 9.000 * 240/1.000sten = €2.160
Appartement 1: 9.000*265/1.000sten = €2.385
Appartement 2: 9.000*245/1.000sten = €2.205
Appartement 3: 9.000*250/1.000sten = €2.250
Eindresultaat
Appartement gelijkvloers: €2.809,92- €2.160 = €649,92
Appartement 1: €3.102,62 + €523,02 - €2.385 = €1.240,64
Appartement 2: €2.868,46 + €483,55 - €2.205 = €1.147, 01
Appartement 3: €2.927,00 + €493,43 – €2.250 = €1.170,43