Opeisbaarheid van de afrekeningen.
In onze mailbox ontvingen we volgend bericht:
“Beste, ik ben mede-eigenaar in een gebouw aan de Belgische kust.
Samen met de oproeping voor de algemene vergadering ontving ik van onze beroepssyndicus de individuele jaarafrekening met de uitdrukkelijke vraag om het bedrag binnen de 8 dagen te betalen. Dus ik moet betalen vooraleer de jaarlijkse algemene vergadering plaatsvindt. Is dit gebruikelijk?”
Eigen vermogen van de VME – Syndicus beheert het vermogen van de VME
Als rechtspersoon met rechtspersoonlijkheid neemt de VME deel aan het rechtsverkeer. Zij kan daardoor o.m. over een eigen vermogen beschikken.
De dwingende wet op de gedwongen mede-eigendom van gebouwen en groepen van gebouwen bepaalt echter dat de VME geen ander vermogen mag hebben dan de roerende goederen nodig voor de verwezenlijking van haar doel (zijnde het behoud en het beheer van het gebouw of de groep van gebouwen).
Het vermogen van de VME bestaat derhalve uit een financieel vermogen dat is samengesteld uit een werkkapitaal en een reservekapitaal.
Het werkkapitaal dient voor het betalen van de (terugkerende) periodieke uitgaven, het reservekapitaal voor het betalen van (uitzonderlijke) niet-periodieke uitgaven.
Het beheren van het vermogen van de VME behoort tot de uitsluitende bevoegdheid van de syndicus. Het is één van de wettelijke taken van de syndicus (art. 3.89, §5, 3° van het Burgerlijk Wetboek).
Het beheer van het financieel vermogen van de VME omvat zowel haar kasmiddelen als de regeling van haar uitgaven.
Bijdrageplicht van de eigenaars – Regelmatig tijdens het boekjaar terugkomende en buitengewone te verwachte uitgaven
Wil de syndicus de gemeenschappelijke kosten (tijdig) kunnen betalen, dan moet hij vanzelfsprekend over de nodige inkomsten beschikken.
Deze inkomsten kunnen als volgt worden opgedeeld:
- voorschotbijdragen;
- inkomsten gegenereerd uit gemeenschappelijke baten;
- inkomsten verkregen door het aanleggen van een reservefonds.
Voorschotbijdragen
Het eerste betreft het zgn. werkkapitaal of de periodieke inkomsten, onder de vorm van voorschotten, waarin alle mede-eigenaars verplicht moeten bijdragen.
De totaalsom van al deze voorschotten eventueel aangevuld met een zgn. waarborgfonds (dit is een bedrag dat door de (nieuwe) eigenaars eenmalig moet worden betaald en dat bij verkoop wordt verrekend) vormt het werkkapitaal.
Hiermee worden de dagelijkse en periodiek terugkomende gemeenschappelijke kosten betaald (bijvoorbeeld de facturen voor gas en/of elektriciteit, de poetsfirma, de premie van de verzekering(en), de syndicusvergoeding, enzovoort).
Zowel de grootte als het ogenblik waarop het voorschot moet worden betaald, wordt vastgelegd bij beslissing van de algemene vergadering (AV). Dit op basis van een begrotingsraming, die de syndicus verplicht moet meesturen met de oproeping voor de jaarlijkse AV.
De begroting wordt tijdens de jaarvergadering ter goedkeuring voorgelegd.
Inkomsten gegenereerd uit gemeenschappelijke baten
Hiermee worden inkomsten bedoeld die verkregen werden uit bijvoorbeeld het verhuren van een voormalige conciërgewoning, ontvangen premies/subsidies, verzekeringsvergoedingen betrekking hebbende op de gemeenschappelijke delen, enzovoort.
De AV beslist over de bestemming van deze inkomsten.
Inkomsten verkregen door het aanleggen van een reservefonds
Dit zijn gelden, na voorafgaandelijke beslissing daartoe van de AV, verkregen uit stortingen van de mede-eigenaars in het reservefonds.
Ook voor wat de buitengewone te verwachte kosten betreft, moet de syndicus een begroting opmaken en meesturen met de oproeping voor de jaarlijkse AV.
Opmerking
Sinds 1 januari 2019 moet elke VME na het verstrijken van een termijn van 5 jaar - te rekenen vanaf de voorlopige oplevering van de gemeenschappelijke delen - over een reservekapitaal beschikken. Tenzij de AV (met een 4/5de meerderheid) andersluidend beslist om niet te sparen.
Het jaarlijks spaarbedrag mag niet lager zijn dan vijf procent van het totaal van de gewone gemeenschappelijke lasten van het voorgaande boekjaar.
Met het reservekapitaal worden de buitengewone te verwachte kosten betaald, zoals bijvoorbeeld de vernieuwing van het dak, de renovatie van de balkons, een vernieuwing van de gemeenschappelijke verwarmingsinstallatie, enzovoort.
Opmaken van een gemeenschappelijke eindafrekening – Statuten van het gebouw
Op een bepaald ogenblik gaat de syndicus over tot het opmaken van een gemeenschappelijke eindafrekening, gevolgd door het afleveren van een individuele afrekening aan elke mede-eigenaar.
In het overgrote deel van de gevallen gebeurt dit eenmaal per jaar, namelijk na het afsluiten van het boekjaar waarop de uitgaven in de afrekening betrekking hebben.
Toch komt het ook nog voor (meestal in kleine gebouwen) dat er met bijvoorbeeld kwartaalafrekeningen wordt gewerkt.
Wanneer de syndicus de afrekening(en) moet opmaken, staat in principe beschreven in de statuten van het gebouw. Meer bepaald in het reglement van mede-eigendom.
De syndicus kan dit dus niet eenzijdig bepalen of wijzigen. Dit kan wel gebeuren op zijn vraag of op vraag van een mede-eigenaar na een beslissing van de AV.
Hierbij moet wel rekening worden gehouden met de 15-daagse periode waarbinnen de vergadering moet doorgaan en die verplicht in het reglement van interne orde moet zijn opgenomen. Deze valt best maximaal drie maanden na het afsluiten van het boekjaar.
Goedkeuring van de gemeenschappelijke afrekening – Voorafgaande controle door de rekeningcommissaris - Waarmee moet de syndicus rekening houden?
Nadat de syndicus de gemeenschappelijke afrekening heeft opgemaakt, moet ze worden nagekeken door een rekeningcommissaris (die elk jaar verplicht moet worden aangeduid) die de rekeningen van de VME controleert.
Op basis van die controle adviseert hij de AV om de gemeenschappelijke afrekening wel of niet goed te keuren.
Het spreekt voor zich dat de rekeningcommissaris de AV pas kan adviseren om de gemeenschappelijke afrekening goed te keuren wanneer deze door de syndicus correct werd opgemaakt.
Daarvoor moet de syndicus met een aantal belangrijke zaken rekening houden.
De bepalende factor daarin is het correct toepassen van het voor de desbetreffende VME van toepassing zijnde criterium of criteria, op basis waarvan in één of meerdere verdeelsleutels wordt voorzien.
Om dit te weten moet de syndicus de statuten erop nalezen. Meer bepaald het reglement van mede-eigendom.
Hierin moeten immers verplicht de met reden omklede criteria alsook de berekeningswijze van de verdeling van de kosten en lasten zijn opgenomen.
In beginsel gebeurt de verdeling van de kosten naar evenredigheid van de respectieve waarde van de privatieve kavels, het zogenaamde waardecriterium, dat het hoofdcriterium vormt. De wet legt op dat deze respectieve waarde moet worden bepaald op basis van de netto-vloeroppervlakte, de bestemming en de ligging van de kavel. Of anders, op basis van de aandelen die aan de privatieve kavels worden toegekend.
Naast het waardecriterium, kan bij de opmaak van de oorspronkelijke statuten of in een latere fase na beslissing van de AV ervoor worden geopteerd om de kosten te verdelen naar evenredigheid van het nut (nutscriterium) dat elk privatieve kavel in de gemeenschappelijke kosten en lasten heeft of door middel van de combinatie waardecriterium/nutscriterium.
Dit laatste komt het meeste voor.
Het spreekt voor zich dat de syndicus wettelijk verplicht is om hetgeen in de statuten staat, na te leven. Hij mag hiervan dus niet eenzijdig afwijken. Op basis van wat in de statuten staat, moet de syndicus m.a.w. het totaalbedrag van de gemeenschappelijke eindafrekening voor het voorbije boekjaar in de individuele eindafrekening van de eigenaars aanrekenen aan de hand van één of meerdere verdeelsleutels.
Opmaken van de individuele afrekeningen - Goedkeuring door de AV – Opeisbaarheid
Op basis van de in de gemeenschappelijke afrekening gehanteerde verdeelsleutels worden de gemeenschappelijke kosten aan de eigenaars aangerekend. Dit resulteert in een eindafrekening per individuele eigenaar.
De voorschotten die tijdens het voorbije boekjaar door de eigenaars werden betaald en eventuele tegoeden die toerekenbaar zijn aan alle of bepaalde eigenaars worden in de individuele afrekeningen van de eigenaars teruggegeven/in mindering gebracht.
Het eindresultaat is dan een tegoed (teveel (voorschotten) betaald in verhouding tot de aangerekende kosten) of een opleg (te weinig (voorschotten) betaald).
De gemeenschappelijke afrekening wordt afgekeurd – Gevolgen voor de individuele afrekeningen
Wordt de gemeenschappelijke afrekening niet goedgekeurd door de AV (al dan niet op aanraden van de rekeningcommissaris) dan heeft dit verregaande gevolgen.
Het afkeuren ervan houdt immers in dat de bijdrage die een mede-eigenaar uit de gemeenschappelijke afrekening gedistilleerde individuele afrekening verschuldigd is, niet opeisbaar* wordt.
De syndicus kan m.a.w. de bijdragen niet (gedwongen) innen.
Het spreekt voor zich dat dit de solvabiliteit van de VME ernstig in het gedrang kan brengen.
*Opgelet
Wordt de gemeenschappelijke afrekening wel goedgekeurd, dan houdt dit niet automatisch de goedkeuring van de individuele afrekeningen in.
Het kan immers zijn dat één of meerdere eigenaars van oordeel is/zijn dat er in zijn/ hun individuele afrekening fouten staan, op basis waarvan hij/zij tegen de goedkeuring van de gemeenschappelijke afrekening stemt/stemmen of dat hij/zij zich tijdens de stemming op dat punt onthoudt/onthouden.
Voor die eigenaar(s) staat dan de mogelijkheid open om na de AV in rechte te treden.
TIP
Als syndicus doet u er best aan om tijdens de AV niet enkel de gemeenschappelijke afrekening ter goedkeuring voor te leggen, maar om ook over de goedkeuring van de individuele afrekeningen te laten stemmen. Dit uiteraard in de veronderstelling dat de eigenaars voorafgaand aan de vergadering inzage hebben gekregen in het ontwerp van hun individuele afrekening.
Individuele afrekening reeds betalen vooraleer de jaarlijkse AV de (gemeenschappelijke) afrekening heeft goedgekeurd? Ik dacht het niet!
Terugkomend op de vraag van de mede-eigenaar.
Het is allesbehalve gebruikelijk dat de syndicus voorafgaand aan de goedkeuring van de gemeenschappelijk afrekening aan de eigenaars reeds vraagt om hun individuele afrekening te betalen.
Wij raden dan ook aan om dit zeker en vast niet te doen. Zolang de gemeenschappelijke afrekening door de AV niet werd goedgekeurd, is deze (en bijgevolg ook de individuele afrekeningen) niet opeisbaar en dus (nog) niet verschuldigd!
****
Nood aan buitengerechtelijk (juridisch) advies of aan bijvoorbeeld een 2de opinie? Doe dan beroep op onze dienstverlening.
De Vrijwillige Syndicus staat voor hoogstaande gespecialiseerde dienstverlening waarvoor geen onrealistisch hoge bedragen moeten worden betaald.
Wanneer het beheer intern gebeurt en er beroep gedaan wordt op de dienstverlening van De Vrijwillige Syndicus, kan de VME op jaarbasis duizenden euro’s besparen!
Meer weten over de bijdrageplicht van mede-eigenaars, over de afrekeningen, enzovoort?
Bestel dan via de link www.storypublishers.be/collections/boeken/products/wegwijs-in-appartementsmede-eigendom-herwerkte-editie het boek:
Wil je bijkomende info over het aanbod van De Vrijwillige Syndicus? Surf dan naar www.devrijwilligesyndicus.be of stuur een bericht naar Peter@devrijwilligesyndicus.be