Voetbal op televisie, barbecueweer, een avondje bioscoop… Eén voor één redenen om niet deel te nemen aan de jaarlijkse algemene vergadering (AV) met als gevolg dat de eerste AV vaak niet rechtsgeldig kan doorgaan. Dit kan nochtans worden vermeden: mede-eigenaars hebben de mogelijkheid om aan een derde een bijzondere toestemming te geven om in hun plaats tijdens een vergadering aanwezig te zijn en deel te nemen aan de beraadslagingen en stemmingen.
Verplichte jaarlijkse algemene vergadering – 15-daagse periode - Onvoldoende aanwezigheidsquorum
Zoals dit onder meer voor een besloten vennootschap het geval is, moeten ook binnen een vereniging van mede-eigenaars (VME) die onder het toepassingsgebied van de gedwongen mede-eigendom van gebouwen en groepen van gebouwen valt, al haar stemgerechtigde leden minstens eenmaal per jaar in een vergadering samenkomen. De zogenaamde jaarlijkse algemene vergadering (AV).
Teneinde een zo groot mogelijke opkomst te beogen (of tenminste een voldoende grote opkomst zodat de vergadering rechtsgeldig zou kunnen plaatsvinden) bepaalt de dwingende wet dat de gewone AV elk jaar moet doorgaan binnen dezelfde 15-daagse periode (art. 3.87, §2, 1ste lid BW).
Deze periode moet opgenomen zijn in het onderhands reglement van interne orde (RIO) (art. 3.85, §3, 3° BW).
Niettegenstaande van de mede-eigenaars wordt verwacht dat ze in hun agenda rekening houden met deze periode, komt het in de praktijk toch vaak voor dat er tijdens een eerste AV onvoldoende eigenaars en/of onvoldoende aandelen aanwezig zijn, waardoor de vergadering niet rechtsgeldig kan doorgaan.
De syndicus moet dan een tweede vergadering bijeenroepen. Dit is niet alleen zeer vervelend voor de syndicus en de aanwezige stemgerechtigden, maar dit brengt ook voor alle mede-eigenaars, dus ook zij die wel aanwezig waren, nog eens extra kosten met zich mee.
Vertegenwoordiging tijdens een AV
Nochtans is het perfect mogelijk voor het overgrote deel van deze vergaderingen om toch rechtsgeldig te kunnen doorgaan. Mede-eigenaars en lasthebbers (die werden aangesteld in geval van verdeling van het eigendomsrecht op een privatieve kavel of in geval de eigendom van een privatieve kavel is bezwaard met een recht van erfpacht, opstal, vruchtgebruik, gebruik of bewoning) die niet aan de vergadering kunnen deelnemen, kunnen zich laten vertegenwoordigen door een derde (natuurlijke of rechtspersoon).
De wet voorziet immers in zulke vertegenwoordiging (art. 3.87, §7 BW).
Belangrijke opmerking
Iedere derde, dus zowel een mede-eigenaar als een niet mede-eigenaar, kan een mede-eigenaar vertegenwoordigen tijdens een vergadering. Dit geldt echter niet voor de syndicus!
De wet bepaalt immers dat de syndicus niet als lasthebber van een mede-eigenaar kan optreden op een AV. Dit niettegenstaande zijn recht, wanneer hij mede-eigenaar is, om in die hoedanigheid deel te nemen aan de beraadslagingen van de vergadering.
Onderscheid tussen een lasthebber aangesteld voor een AV versus lasthebber aangeduid voor onverdeelde kavels of kavels die bezwaard zijn met een zakelijk recht
Vooraleer verder in te gaan op de mogelijkheid voor eigenaars om zich tijdens een AV te laten vertegenwoordigen, duiden we aan de hand van een eenvoudig voorbeeld het belangrijk onderscheid aan tussen een lasthebber die d.m.v. een volmacht aan een vergadering deelneemt en een lasthebber die werd aangeduid door alle onverdeelde personen of door de personen die een zakelijk recht hebben op een privatieve kavel.
- Lasthebber/drager van een volmacht om tijdens een vergadering een mede-eigenaar te vertegenwoordigen.
- Jan is mede-eigenaar van een appartement. Hij wordt uitgenodigd voor de jaarlijkse vergadering maar kan niet deelnemen omwille van een verblijf in het buitenland. Jan geeft een volmacht aan zijn beste vriendin, die daarmee tijdens de AV in de plaats van Jan aan de vergadering kan deelnemen en stemmen.
- Lasthebber aangeduid in het geval van een onverdeelde kavel of van een kavel bezwaard met een zakelijk recht.
- Magda en Louis zijn samen, elk voor een gelijk deel, eigenaar van een appartement. Beiden maken automatisch deel uit van de AV. De wet belet hen echter om samen te stemmen. Magda en Louis zijn daarom verplicht om één van hen aan te duiden als lasthebber.
- Hetzelfde principe geldt voor kavels waarop een zakelijk recht rust. Zo zullen Jef (de naakte eigenaar van een appartement) en zijn vader (de vruchtgebruiker ervan) één van hen als lasthebber moeten aanduiden.
Conform de wet is het deze lasthebber die wordt opgeroepen voor de AV, het recht van deelname aan de beraadslagingen uitoefent en alle documenten ontvangt die afkomstig zijn van de VME (art. 3.87, §1 BW).
In dit artikel behandelen we enkel de drager van een volmacht die in de plaats van een mede-eigenaar aan de beraadslagingen en stemmingen deelneemt.
Meldingsplicht ligt bij de eigenaars en bij de houders van het recht – Syndicus is niet aansprakelijk wanneer dit wordt nagelaten.
Hetzelfde artikel 3.87, §1, 2de lid BW bepaalt tevens dat, in combinatie met art. 3.87, §3, 3de lid BW, de meldingsplicht naar de syndicus toe bij de betrokkenen ligt. Dit geldt zowel voor de identiteit als de adres- en contactgegevens van de lasthebber.
Doorgaans nemen syndici hiervoor zelf het initiatiefrecht. Zij sturen aan alle eigenaars een zogenaamde eigenaarsfiche die moet worden ingevuld. Dit doet geen afbreuk aan de meldingsplicht. Bij schade of nadelige gevolgen door het ontbreken van de (correcte) gegevens, rust de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid geenszins op de schouders van de syndicus.
Tip!
Weet je als syndicus niet wie er als lasthebber werd aangeduid, verstuur dan alle documenten steeds op naam van en naar elke afzonderlijke eigenaar of houder van het recht. Dit naar het laatst gekende adres.
Wijze van vertegenwoordiging tijdens een AV – Vorm
Een mede-eigenaar (de lastgever) die zich tijdens een vergadering wil laten vertegenwoordigen om in zijn plaats te beraadslagen en te stemmen, geeft aan een derde (de lasthebber) een volmacht.
Niettegenstaande de lastgeving ook mondeling kan worden gegeven, legt de wet (in geval van een gedwongen mede-eigendom) op dat het om een schriftelijke lastgeving moet gaan. Artikel 3.87, §7, 2de lid BW bepaalt immers dat de volmacht o.a. de naam van de lasthebber moet vermelden.
Het kan daarbij gaan om een eenvoudig geschrift (bijv. een e-mailbericht) of om een notariële volmacht.
Duurtijd van de volmacht
Een verleende volmacht telt voor slechts één enkele AV (art. 3.87, §7, 3de lid BW).
Opmerking!
Kan een eerste AV niet rechtsgeldig doorgaan, dan kan de gegeven volmacht voor die eerste vergadering ook gebruikt worden voor de tweede AV. Dit tenzij in het RIO een andersluidende bepaling werd opgenomen.
Voormelde duurtijdbeperking geldt niet voor een notariële volmacht.
Verplichte vermeldingen op de volmacht
De volmacht bevat minstens volgende informatie:
- Identiteit van de mede-eigenaar(s) die volmacht geeft/geven of van de lasthebber (zie hoger);
- Opmerking: in dit artikel wordt niet verder ingegaan op het geven van een volmacht door een rechtspersoon.
- Omschrijving van de kavel(s) waarvoor volmacht wordt gegeven (zoals deze voorkomt in de basisakte, incluis de daaraan verbonden aandelen);
- Datum waarop de AV zal doorgaan;
- Naam van de lasthebber*;
- Eventuele instructies hoe de lasthebber moet stemmen.
*Het niet-vermelden van de naam van de lasthebber heeft de nietigheid van de volmacht tot gevolg. Deze volmacht mag dan door de syndicus niet in aanmerking worden genomen.
Dit laatste geldt uiteraard ook wanneer een mede-eigenaar die niet aanwezig kan zijn tijdens de vergadering, een blanco volmacht aan de syndicus stuurt. In de praktijk gebeurt dit nog regelmatig.
Draagwijdte – Gehoudenheid van de opgelegde steminstructie door de lasthebber versus de gehoudenheid door de syndicus
De volmachtgever (de mede-eigenaar) kan een algemene of een specifieke volmacht geven.
Een algemene volmacht betekent dat de volmachtgever aan de volmachtdrager de vrije keuze laat om naar eigen goeddunken te beslissen over alle dagordepunten waarover moet worden gestemd.
Wil een volmachtgever toch nog enig zeggenschap behouden, dan kan hij een specifieke volmacht geven. Dit houdt in dat de volmachtgever op de volmacht aan de volmachtdrager schriftelijke steminstructies geeft. Hij kan dus aan de gevolmachtigde opleggen hoe hij voor alle of bepaalde punten moet stemmen.
De volmachtdrager is in principe gehouden om de steminstructies na te leven. Doet hij dat niet, dan kan de mede-eigenaar die volmacht verleende om die reden niet in rechte de vernietiging van de beslissing(en) vorderen.
De steminstructie is immers een verbintenis tussen de volmachtgever en de volmachtdrager waarin de VME geen partij is. De syndicus moet dus m.a.w. geen rekening houden met wat op de volmacht geschreven staat.
Volmachtbeperking
In beginsel houdt het principe van de lastgeving geen beperking in van het aantal volmachten waarover een persoon mag beschikken.
Om misbruik tegen te gaan, wordt binnen een gedwongen mede-eigendom het maximum aantal volmachten waarover een mede-eigenaar en een niet-mede-eigenaar tijdens een vergadering mogen beschikken, evenwel wettelijk beperkt.
De wet bepaalt in art. 3.87, §7, 4de en 5de lid BW daarover letterlijk:
“Niemand kan aan de stemming deelnemen, zelfs niet als lastgever of lasthebber, voor een groter aantal stemmen dan het totaal van de stemmen waarover de andere aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars beschikken.
Niemand mag meer dan drie volmachten aanvaarden. Een lasthebber mag evenwel meer dan drie volmachten krijgen als het totaal van de stemmen waarover hij zelf beschikt en die van zijn volmachtgevers niet meer dan 10% bedraagt van het totaal aantal stemmen dat toekomt aan alle kavels van de mede-eigendom.”
Controle
In de praktijk stellen we vast dat het bijna altijd de syndicus is die bij aanvang van de vergadering (op het moment van het ondertekenen van de aanwezigheidslijst) het nazicht/de controle van de volmachten doet. Dit recht komt echter toe aan de voor die vergadering aangestelde voorzitter van de vergadering.
De voorzitter wordt evenwel pas aangesteld nadat werd vastgesteld dat de vergadering rechtsgeldig kan doorgaan.
Om dit te ondervangen, kan door de vergadering beslist worden om (bijvoorbeeld in het RIO) op te nemen dat de controle gebeurt door de (voorzitter van de) leden van de raad van mede-eigendom, of bij gebreke daaraan, de voorzitter van de laatste AV en bij gebreke daaraan, de fysiek aanwezige mede-eigenaar die over de meeste aandelen beschikt.
****
Meer informatie over de dienstverlening van De Vrijwillige Syndicus?
Surf naar onze website: www.devrijwilligesyndicus.be
Wil je bijkomende info over het aanbod van De Vrijwillige Syndicus? Stuur een bericht naar Peter@devrijwilligesyndicus.be