Het is volop vergaderseizoen! In veel gebouwen betekent dit de hernieuwing van het mandaat van de zetelende syndicus of de aanstelling van een andere syndicus als dagordepunt op de agenda van de jaarvergadering. Uit verschillende dossiers die ons de voorbije weken door mede-eigenaars werden voorgelegd, stelden we echter vast dat verschillende beroepssyndici niet meer over een rechtsgeldig mandaat beschikten op het ogenblik van het versturen van de oproeping of op het ogenblik dat de vergadering doorgang vond! Uit een vonnis dat we konden lezen, bleek zelfs dat in één geval de beroepssyndicus al meer dan drie jaar niet over een rechtsgeldig mandaat beschikte. Hij had al die tijd zelfs geen vergadering bijeengeroepen maar bleef tijdens die periode het gebouw toch verder beheren!
Aanstelling van een syndicus verplicht - Eenhoofdig orgaan
In elk gebouw of binnen elke groep van gebouwen waarop de appartementswet van toepassing is, moet er voor elke vereniging van mede-eigenaars (VME) die over rechtspersoonlijkheid beschikt, een syndicus worden aangesteld (artikel 3.89 van het Burgerlijk Wetboek).
Het gaat om een eenhoofdig orgaan. Er kan m.a.v. voor elke VME maar één syndicus worden aangesteld.
Het beheren van appartementsmede-eigendommen komt niet exclusief toe aan beroepssyndici.
Het is een fabeltje dat in gebouwen met meer dan 20 appartementen er verplicht beroep moet worden gedaan op een beroepssyndicus.
Ook een mede-eigenaar is gerechtigd om het gebouw te beheren.
Vanaf het ogenblik dat een natuurlijk of rechtspersoon eigenaar is van minstens één kavel (bv. een appartement maar evengoed een garagestaanplaats), mag deze de taak van syndicus uitoefenen, ongeacht de grootte van het gebouw.
Aanstelling door de algemene vergadering is de regel.
De basisregel is dat de syndicus aangesteld wordt door het hoogste orgaan binnen de VME, dus door haar algemene vergadering (AV).
De AV beslist hierover met een absolute of volstrekte meerderheid (= met een 50+1 meerderheid).
Afhankelijk van de situatie is het ook mogelijk dat een syndicus wordt aangesteld door de vrederechter (bv. wanneer een VME geen syndicus (meer) heeft).
Duurtijd van het mandaat – Beperking - Geen stilzwijgende hernieuwing
Onder de wet van 1994 bedroeg de maximum duurtijd van het mandaat van de syndicus 5 jaar. Het mandaat kon telkens voor eenzelfde periode van 5 jaar hernieuwd worden.
Binnen de wetswijzing van 2 juni 2010 werd de duurtijd van 5 jaar teruggeschroefd naar 3 jaar, met opnieuw de mogelijkheid om het mandaat voor maximum eenzelfde periode te hernieuwen.
Een belangrijke toevoeging binnen die wetswijziging van 2010, was de bepaling die stelt dat het mandaat van de syndicus maar kan worden hernieuwd na uitdrukkelijke beslissing van de AV. Sinds 2010 is m.a.w. de stilzwijgende vernieuwing van het syndicusmandaat niet meer toegelaten.
Door wie en wanneer moet het mandaat worden vernieuwd?
Zoals hoger al aangehaald, is het in beginsel de AV die beslist over de aanstelling en het ontslag van de syndicus.
Dit gebeurt in principe tijdens de 15-daagse periode waarbinnen de jaarlijkse AV moet worden georganiseerd. De aanstelling en het ontslag kan echter ook gebeuren tijdens een buitengewone AV als daarvoor een gegronde reden bestaat.
Het spreekt daarbij voor zich dat de syndicus o.a. het agendapunt “Einde mandaat syndicus – Hernieuwing mandaat of aanstelling nieuwe syndicus” mee moet opnemen op de agenda van de AV.
Opgelet!
Een agendapunt dat wordt omschreven als “Hernieuwing of verlenging van het mandaat van de huidige syndicus” gaf in het verleden reeds aanleiding tot de vernietiging ervan in rechte.
Ook al is de kans groot dat het mandaat van de zetelende syndicus wordt hernieuwd, dan nog neemt dit niet weg dat tijdens de AV de mededinging moet worden gerespecteerd. Andere syndici moeten dus ook de kans krijgen om zich kandidaat te stellen.
Syndicus, vernieuw tijdig je mandaat en voorkom onaangename verrassingen!
Een contract met een syndicus loopt doorgaans één, twee of drie jaar.
Het lijkt de logica zelve dat de syndicus ervoor moet zorgen dat zijn mandaat tijdig wordt vernieuwd, dus vóór het verstrijken ervan. Uit de praktijk blijkt jammer genoeg het tegenovergestelde.
Uit de dossiers die De Vrijwillige Syndicus onder ogen kreeg, is het immers overduidelijk dat de vernieuwing van het mandaat van de (beroeps)syndicus helemaal niet op de agenda van de AV stond ofwel dat het mandaat op het moment van het versturen van de oproeping of op het moment van de vergadering al verstreken was.
In het eerste geval beschikte de syndicus nog over een mandaat op het moment dat de oproeping werd opgemaakt en werd verstuurd, maar de AV zelf kon hij niet meer rechtsgeldig afhandelen. In het tweede geval kon hij de AV ook niet meer rechtsgeldig oproepen.
In één specifiek dossier achtte de beroepssyndicus het overbodig om gedurende een periode van 3 jaar een AV te organiseren. Ironisch genoeg deed hij dat wel nadat zijn mandaat al lang was verstreken. Zelfs nadat de beslissingen van die AV door de rechtbank waren vernietigd, deed hij alsof zijn neus bloedde. Hij bleef het gebouw dus gewoon verder beheren zonder dat hij over een rechtsgeldig mandaat beschikte.
Gevolgen voor de VME wanneer de syndicus zonder geldig mandaat is.
Wordt het mandaat van de syndicus niet (tijdig) vernieuwd, dan eindigt het mandaat van rechtswege daags na het verstrijken van de einddatum van de overeenkomst.
Juridisch gezien brengt dit met zich mee dat het beheer en dus de goede werking van de VME volledig worden stilgelegd. De VME belandt immers in een juridisch vacuüm aangezien zij geen syndicus meer heeft.
Dit kan voor de VME uiteraard verstrekkende gevolgen hebben. De syndicus die zonder mandaat is, is niet meer bevoegd om in naam en voor rekening van de VME rechtshandelingen te stellen. Een bevoegdheid waarover je niet (meer) beschikt, kan je nu eenmaal niet (meer) uitoefenen.
De syndicus kan en mag de VME o.m. niet meer met derden verbinden, maar hij mag bijvoorbeeld ook geen financiële verrichtingen meer uitvoeren. Facturen van o.a. leveranciers, de premie voor de brandverzekeringspolis, … mogen dan immers niet meer worden betaald, enz.
Hoe oplossen?
In dergelijke situatie is artikel 3.87, §2, 4de lid van het Burgerlijk Wetboek van toepassing. De raad van mede-eigendom of, bij gebreke daaraan, de voorzitter van de laatste AV of, bij gebreke daaraan, één of meer mede-eigenaars die ten minste een vijfde van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten, kunnen de AV bijeenroepen teneinde een syndicus aan te wijzen.
Gebeurt dit niet, dan lijkt het ons logisch dat er gebruik gemaakt wordt van art. 3.89, §1 van het Burgerlijk Wetboek. Ofwel kan op vraag van iedere mede-eigenaar of iedere belanghebbende derde de benoeming van een nieuwe syndicus gebeuren door tussenkomst van de bevoegde vrederechter.
Gevolgen voor de syndicus wanneer hij zonder rechtsgeldig mandaat is.
Een syndicus die geen geldig mandaat heeft, kan zowel door de VME als door derden, waaronder de individuele mede-eigenaars, in persoonlijke naam aansprakelijk worden gehouden voor alle schade die daardoor zou ontstaan.
Bijkomend riskeert een beroepssyndicus tuchtrechtelijk aansprakelijk te worden gesteld wanneer bij de beroepsinstantie waaronder hij valt klacht wordt neergelegd.
****
Nood aan buitengerechtelijk (juridisch) advies of aan bijvoorbeeld een 2de opinie? Doe dan beroep op onze dienstverlening.
De Vrijwillige Syndicus staat voor hoogstaande gespecialiseerde dienstverlening waarvoor geen onrealistisch hoge bedragen moeten worden betaald.
Wanneer het beheer intern gebeurt en er beroep gedaan wordt op de dienstverlening van De Vrijwillige Syndicus, kan de VME op jaarbasis duizenden euro’s besparen!
De occasionele syndicus kan in de uitvoering van zijn opdracht te allen tijde rekenen op de nodige opleiding, ondersteuning en begeleiding om het gebouw op een professionele manier te beheren.
Wil je bijkomende info over het aanbod van De Vrijwillige Syndicus,? Surf dan naar www.devrijwilligesyndicus.be of stuur een bericht naar Peter@devrijwilligesyndicus.be